Checklist para organizar una competición de atletismo

Organizar una competición de atletismo exige coordinar pruebas, pista, participantes, jueces y material técnico en un orden concreto. Empieza por definir las disciplinas y revisar el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que cerrar horarios, listas de salida, dorsales, voluntarios y servicios de primeros auxilios. Esta checklist reúne 69 tareas y 69 artículos para que no se queden para el último día el cronometraje, las medallas o la protección frente al mal tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir las pruebas de la competición
2 personas
Comprobar el reglamento del concurso
2 personas
Reservar la pista de atletismo
Reservar vestuarios
Fijar la dirección del torneo
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Preparar las listas de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Realizar el pedido de medallas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar los premios
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar carpetas de competición
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Comprobar el material deportivo
3 personas
Probar el cronometraje electrónico
2 personas
Inspeccionar la pista y el campo
2 personas
Señalizar el recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la carpa del jurado
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar los tacos de salida
2 personas
Colocar vallas
3 personas
Preparar las cajas de salto
3 personas
Comprobar los círculos de lanzamiento
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Entregar los dorsales
3 personas
Recibir al público
3 personas
Encargarse del anuncio de apertura
Coordinar los componentes de la competición
8 personas
Repartir listas de salida
2 personas
Registrar horarios
3 personas
Registrar intentos
4 personas
Convocar a los participantes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y fruta
3 personas
Mantener el recinto limpio y seguro
2 personas
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Realizar la ceremonia de medallas
4 personas
Encargarse del anuncio de cierre
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Retirar vallas y tacos de salida
3 personas
Desmontar las mesas del jurado
3 personas
Desmontar el punto de catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Bloques de salidacant. 8
Vallascant. 20
Testigos de relevocant. 12
Balascant. 6
Jabalinascant. 6
Discoscant. 6
Listones de salto de alturacant. 4
Soportes de salto de alturacant. 2
Tablas de proteccióncant. 3
Cintas métricascant. 6
Barras de medicióncant. 3
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Pistola de salida
Pistola de reserva
Banderas de salidacant. 4
Mazos de competicióncant. 2
Anemómetroscant. 2
Portapapeles del juradocant. 12
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 8
Dorsalescant. 180
Imperdiblescant. 400
Paquetes de medallascant. 30
Tableros de resultadoscant. 4

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Carpa del jurado
Carpas de fiestacant. 3
Vallas de separacióncant. 20
Percheroscant. 4

Equipo

Cronometraje electrónico
Portátilcant. 2
Impresora
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Sacacorchoscant. 2
Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra las pruebas y consulta el reglamento antes de reservar la pista: las necesidades de una jornada con vallas, relevos, lanzamientos y saltos no son las mismas. Reserva también los vestuarios en esa primera fase.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y prepara las listas de salida después de revisar los datos. Asigna un dorsal a cada participante y pide los imperdibles con antelación para evitar repartirlos a última hora.
Prueba el cronometraje electrónico antes del día de la competición y deja preparado un sistema de respaldo. Comprueba también los cronómetros, la pistola de salida de reserva, las banderas y los tableros de resultados.
Reparte por escrito las funciones del jurado, primeros auxilios y voluntarios. Incluye quién controla cada zona, quién mide con cintas o barras y quién registra los resultados en cada prueba.
Consulta la previsión meteorológica antes de hacer la compra y pedir el catering. Prepara carpas para el jurado y los asistentes, mesas y sillas, y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de atletismo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la pista, fijar las pruebas, definir el jurado y abrir las inscripciones. Deja la semana final para listas de salida, dorsales, compras y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición de atletismo?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para gestionar cambios, preparar las listas de salida y asignar los dorsales sin trabajar con datos incompletos.
¿Qué material hay que comprobar antes de una competición de atletismo?: Revisa al menos 3 días antes los bloques de salida, vallas, testigos, balas, jabalinas, discos, listones, soportes y material de medición. Prueba el cronometraje electrónico y confirma que la pistola de reserva funciona.
¿Cuándo hay que pedir las medallas y el catering?: Pide las medallas y confirma el catering al menos 2 semanas antes, cuando ya tengas una estimación fiable de participantes. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido y comprueba los premios durante la semana final.

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