Organiser une compétition d’athlétisme sans rien oublier

Une compétition d’athlétisme se prépare dans un ordre précis : d’abord les épreuves et le règlement, puis la piste, les inscriptions et l’encadrement. À l’approche du jour J, les listes de départ, les dossards, les dossiers du concours et le chronométrage deviennent prioritaires. Cette checklist rassemble 69 tâches et 69 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’accueil des athlètes. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme le matériel de réserve, les besoins alimentaires ou les informations de parking.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les épreuves
2 personnes
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
Réserver la piste d’athlétisme
Réserver les vestiaires
Définir l'encadrement de la compétition
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Assurer la présence des secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Passer la commande des médailles
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les prix
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Tester le chronométrage électronique
2 personnes
Inspecter la piste et le terrain
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la tente du jury
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les starting-blocks
2 personnes
Installer les haies
3 personnes
Préparer les bacs de saut
3 personnes
Vérifier les cercles de lancer
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefing du jury
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Assurer l'annonce d'ouverture
Accompagner les épreuves
8 personnes
Distribuer les listes de départ
2 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Enregistrer les essais
4 personnes
Appeler les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Organiser la cérémonie des médailles
4 personnes
Assurer l’annonce de clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les haies et les starting-blocks
3 personnes
Démonter les tables du jury
3 personnes
Démonter le point de restauration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Retourner le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 20
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 6
Javelotsqté 6
Disquesqté 6
Barres de saut en hauteurqté 4
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Panneaux de séparationqté 3
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 3
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Pistolet de départ
Pistolet de réserve
Drapeaux de départqté 4
Marteaux de compétitionqté 2
Anémomètresqté 2
Planches à pince pour le juryqté 12
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Pochettes de médaillesqté 30
Panneaux des résultatsqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tente du jury
Tentes de réceptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 20
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commence par définir les épreuves et vérifie le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : ces choix déterminent les horaires, le jury, le matériel et les listes de départ.
Réserve la piste et les vestiaires dès que la date est fixée. Confirme aussi les conditions d’accès, car un créneau insuffisant peut décaler toute la compétition.
Prévois l’encadrement séparément du jury et des bénévoles. Répartis les postes avant le jour J et indique clairement qui gère chaque concours, les départs, l’accueil et les résultats.
Teste le chronométrage électronique avant la compétition et garde des chronomètres ainsi qu’un pistolet de départ de réserve. Un essai le matin même ne laisse presque aucune marge en cas de panne.
Prépare les listes de départ, les numéros et les dossiers du concours après le traitement des inscriptions. Vérifie les changements de dernière minute, puis trie les dossards par course ou par série pour accélérer la remise.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance ouvrir les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Ouvre les inscriptions plusieurs semaines avant la compétition afin de laisser le temps de recueillir les informations nécessaires et de traiter les demandes. Fixe une date de clôture avant l’établissement des listes de départ, idéalement au moins 7 jours avant l’épreuve.
Quand établir les listes de départ et attribuer les dossards ?: Établis les listes après la clôture et la vérification des inscriptions. Prévois au minimum 3 à 5 jours avant la compétition pour attribuer les numéros, trier les dossards et corriger les erreurs.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Le nombre dépend du nombre d’épreuves et de concours, mais répartis les bénévoles par fonction plutôt que de compter une équipe unique. Prépare la répartition au moins une semaine à l’avance et prévois une personne de remplacement pour chaque poste critique.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition d’athlétisme ?: Vérifie la météo, le matériel sportif, les dossiers du concours, les dossards, le chronométrage et la présence des secours. Fais cette vérification la veille et confirme le matin même les postes du jury, des bénévoles et de l’accueil.

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