Checklist para organizar una carrera de descenso
Una carrera de descenso necesita mucho más que marcar una salida y una meta. Antes de abrir las inscripciones tendrás que reservar el recinto, solicitar permisos, revisar el seguro y definir el reglamento, las categorías y el sistema de seguridad. Después vendrán los dorsales, los grupos de salida, el cronometraje, los voluntarios y la atención médica. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el recinto de la competición
Solicitar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir las categorías
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Reservar control horario
Definir el jurado
2 personas
Reservar primeros auxilios
Definir seguridad
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir dorsales
Procesar los datos médicos
2 personas
Imprimir el mapa de ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a revisar el recorrido
3 personas
Cerrar la lista de participantes
2 personas
Imprimir el documento de briefing
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Delimitar el recorrido
8 personas
Colocar obstáculos y marcadores
6 personas
Montar la zona de salida y meta
6 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar el registro horario
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
Evento
Dar la charla a los riders
4 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Comprobar las bicicletas y la protección
3 personas
Abrir el recorrido
2 personas
Anunciar el orden de salida
2 personas
Coordinar la salida de la competición
3 personas
Supervisar los puestos del recorrido
12 personas
Registrar horarios
3 personas
Procesar los avisos de seguridad
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Informar al público
2 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Completar el registro de llegada
3 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Guiar a los últimos participantes
3 personas
Cerrar el recorrido
4 personas
Seguimiento
Desmontar materiales
6 personas
Retirar las barreras
8 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Publicar los resultados
Informar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Vallas de salidacant. 2
- Arco de meta
- Cinta de recorridocant. 12
- Vallas de separacióncant. 40
- Conoscant. 50
- Banderines de marcajecant. 30
- Flechas direccionalescant. 25
- Alfombras de pistacant. 12
- Dorsalescant. 150
- Pulseras numeradascant. 150
- Bloques de podiocant. 3
- Cintas de competicióncant. 12
- Bicicletas de repuestocant. 2
- Bombas de bicicletacant. 4
- Maletines de herramientascant. 3
- Soportes para bicicletascant. 6
- Cámaras de aire de repuestocant. 20
- Bridascant. 300
- Guantes de trabajocant. 20
Equipo
- Sistema de registro de tiempo
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 4
- walkiescant. 16
- Megáfonoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 10
- Bateríascant. 40
Iluminación
- Lámparas de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Mantas térmicascant. 20
- Chalecos reflectantescant. 25
- Cascos de seguridadcant. 8
- Extintorescant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 6
- Teterascant. 3
- Jarrascant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Decoración
- Telones de escenariocant. 3
- Guirnaldascant. 10
- Carteles de patrocinadorescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Inspecciona el recorrido al menos dos veces: una durante la planificación y otra cuando falte aproximadamente una semana. Comprueba especialmente las zonas de salida, meta, curvas y puntos donde necesitarás vallas, conos, cinta y flechas.
- No abras la inscripción hasta tener cerrados el reglamento, las categorías, el seguro y el plan de seguridad. Así evitarás cambiar grupos de salida o pedir datos médicos cuando ya haya participantes inscritos.
- Reserva con antelación el control horario y el equipo de comunicación. Necesitarás comprobar antes del día de la carrera que el sistema de registro, el portátil, las tablets, los walkies y los megáfonos funcionan juntos.
- Cierra la lista de participantes varios días antes de la prueba y encarga entonces los dorsales, las pulseras numeradas y el documento de briefing. Deja una copia de los datos necesarios para el personal autorizado, respetando la información médica.
- Haz la compra y reúne los materiales después de revisar la previsión meteorológica. Además del arco de meta y los bloques de podio, prepara bicicletas de repuesto, bombas, cámaras de aire, herramientas, bridas y guantes para resolver averías y montajes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de descenso?
- Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, seguro, personal médico y control horario. Reserva el recinto y revisa el recorrido al principio; deja la comprobación final para la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una carrera de descenso?
- Cierra la lista entre 3 y 7 días antes de la carrera. Ese margen permite preparar dorsales, dividir los grupos de salida, imprimir el briefing y confirmar las preferencias dietéticas.
- ¿Qué material de seguridad necesita una carrera de descenso?
- Prepara vallas de salida, vallas de separación, conos, cinta de recorrido, banderines y flechas direccionales. Revisa el recorrido el día anterior y coloca los elementos de forma que las zonas peligrosas queden claramente señalizadas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de descenso?
- Calcula como mínimo un voluntario por cada punto de control y añade personal para salida, meta, registro y apoyo logístico. Define las funciones y entrega los walkies y el briefing al menos 1 hora antes de la primera salida.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!