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Downhillrennen organisieren: Was du rechtzeitig regeln musst

Ein Downhillrennen braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine markierte Strecke und ein Starttor. Du musst früh klären, ob der Wettkampfort genehmigt ist, welche Sicherheitsdienste nötig sind und wie Zeitmessung und Erste Hilfe funktionieren. Danach folgen Anmeldung, Kategorien, Startgruppen und die Einsatzplanung für Helfer. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur letzten Streckenkontrolle und zum Briefing am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfort reservieren

  • Genehmigungen beantragen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Parcours inspizieren

    3 Personen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Kategorien festlegen

    2 Personen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Zeitmessung reservieren

  • Jurymitglieder erfassen

    2 Personen

  • Erste Hilfe reservieren

  • Sicherheitsdienst festlegen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldung öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern bestellen

  • Medizinische Daten bearbeiten

    2 Personen

  • Routenkarte drucken

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Parcours erneut überprüfen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste abschließen

    2 Personen

  • Briefing-Dokument ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Parcours absperren

    8 Personen

  • Hindernisse und Markierungen anbringen

    6 Personen

  • Start- und Zielzone aufbauen

    6 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Jurytisch aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Zeiterfassung testen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Jury-Briefing durchführen

    4 Personen

Event

  • Rider-Briefing halten

    4 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Fahrräder und Schutz überprüfen

    3 Personen

  • Strecke freigeben

    2 Personen

  • Startreihenfolge ansagen

    2 Personen

  • Wettkampfbeginn begleiten

    3 Personen

  • Streckenposten besetzen

    12 Personen

  • Zeiten erfassen

    3 Personen

  • Sicherheitsmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Publikum informieren

    2 Personen

  • Zwischenstände veröffentlichen

    2 Personen

  • Zielregistrierung abschließen

    3 Personen

  • Ergebnis prüfen

    3 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    4 Personen

  • Die letzten Teilnehmer begleiten

    3 Personen

  • Parcours schließen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Materialien abbauen

    6 Personen

  • Absperrungen entfernen

    8 Personen

  • Müll einsammeln

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • StartgatterAnz. 2
  • Zielbogen
  • StreckenbandAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 40
  • KegelAnz. 50
  • MarkierungsflaggenAnz. 30
  • RichtungspfeileAnz. 25
  • BahnmattenAnz. 12
  • StartnummernAnz. 150
  • NummernbänderAnz. 150
  • BühnenblöckeAnz. 3
  • WettkampfbänderAnz. 12
  • ErsatzfahrräderAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • WerkzeugkofferAnz. 3
  • FahrradständerAnz. 6
  • ErsatzschläucheAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 300
  • ArbeitshandschuheAnz. 20

Ausstattung

  • Zeitmesssystem
  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 16
  • MegafoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 10
  • BatterienAnz. 40

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • SicherheitswestenAnz. 25
  • SicherheitshelmeAnz. 8
  • FeuerlöscherAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaraffenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 3
  • WimpelkettenAnz. 10
  • SponsorenschilderAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Wettkampfort, Genehmigungen und Versicherung. Ohne diese drei Punkte solltest du weder Einladungen verschicken noch die Anmeldung öffnen.
  • Plane die Strecke nicht nur auf dem Papier: Kontrolliere sie bei der ersten Begehung und erneut kurz vor dem Rennen. Markierungsflaggen, Richtungspfeile, Streckenband und Absperrgitter müssen an gefährlichen Stellen eindeutig sichtbar sein.
  • Lege Kategorien und Startgruppen fest, bevor du die Teilnehmerliste abschließt. Bestelle Startnummern und Nummernbänder erst nach der finalen Teilnehmerzahl und halte einige Ersatznummern zurück.
  • Teste das Zeitmesssystem spätestens am Vortag mit Laptop oder Tablets. Sorge außerdem für Funkgeräte und Megafone, damit Start, Ziel und Streckenposten auch bei Lärm und Abstand kommunizieren können.
  • Plane einen festen Material- und Sicherheitscheck am Renntag ein. Ersatzschläuche, Pumpen, Werkzeugkoffer, Kabelbinder und Ersatzfahrräder werden oft vergessen, obwohl kleine Defekte dadurch schnell behoben werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Downhillrennen anmelden?
Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Rennen. Schließe die Teilnehmerliste spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Startgruppen, Startnummern und Briefing-Dokumente rechtzeitig fertig sind.
Welche Genehmigungen brauche ich für ein Downhillrennen?
Das hängt vom Wettkampfort und der Strecke ab, aber Genehmigungen sollten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher geprüft und beantragt werden. Kläre zusätzlich den Versicherungsschutz und mögliche Anforderungen an Sicherheitsdienst und Erste Hilfe.
Wie viele Helfer braucht ein Downhillrennen?
Die genaue Zahl richtet sich nach Streckenlänge und Gefahrenstellen. Teile die Helfer mindestens 2 Wochen vorher festen Aufgaben zu und besetze Start, Ziel, Zeitmessung, Funkkommunikation und die wichtigen Streckenabschnitte separat.
Wann muss die Downhillstrecke kontrolliert werden?
Plane eine erste Inspektion mehrere Wochen vor dem Rennen und eine zweite Kontrolle am Vortag oder am selben Morgen ein. Nach Regen, Bauarbeiten oder Veränderungen am Gelände musst du die Strecke zusätzlich prüfen und Markierungen anpassen.

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