Organiser une course de descente sans rien oublier

Une course de descente se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les autorisations et l’assurance, puis le parcours, le règlement et la sécurité. Les inscriptions, le chronométrage et les secours doivent être confirmés avant de communiquer les horaires définitifs. Dans les derniers jours, vérifie la météo, le balisage, les données médicales et chaque élément du matériel. Cette checklist rassemble les 68 tâches et 60 fournitures nécessaires au déroulement de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Inspecter le parcours
3 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Réserver le chronométrage
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver les secours
Mettre la sécurité en place
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Gérer les données médicales
2 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Revérifier le parcours
3 personnes
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Imprimer le document de briefing
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Balisage du parcours
8 personnes
Installer les obstacles et les repères
6 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

Organiser le briefing des livreurs
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos et les protections
3 personnes
Autoriser le parcours
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
2 personnes
Accompagner le départ de la course
3 personnes
Tenir les postes du parcours
12 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Traitement des signalements de sécurité
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Finaliser l’enregistrement d’arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Fermer le parcours
4 personnes

Suivi

Démonter le matériel
6 personnes
Retirer les barrières
8 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Portiques de départqté 2
Arche d'arrivée
Ruban de parcoursqté 12
Barrières de sécuritéqté 40
Cônesqté 50
Drapeaux de balisageqté 30
Flèches directionnellesqté 25
Tapis de pisteqté 12
Numéros de départqté 150
Brassards numérotésqté 150
Blocs de podiumqté 3
Rubans de compétitionqté 12
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 3
Supports à vélosqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Attaches-câblesqté 300
Gants de travailqté 20

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
talkies-walkiesqté 16
Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10
Pilesqté 40

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Casques de sécuritéqté 8
Extincteursqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 3
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de sponsorqté 12
Panneaux d'informationqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le lieu et demander les autorisations suffisamment tôt : prévois au moins 8 semaines pour obtenir les validations et régler les questions d’assurance.
Inspecte le parcours avant d’ouvrir les inscriptions, puis fais une seconde vérification dans la semaine qui précède la course. Contrôle notamment les barrières, les cônes, les flèches et le ruban de parcours.
Fixe les catégories et les groupes de départ avant de publier les horaires. Garde une marge de 10 à 15 minutes entre les groupes pour absorber les retards et les interventions de sécurité.
Ne limite pas les bénévoles au départ et à l’arrivée : prévois des personnes aux points de contrôle, au ravitaillement, au chronométrage et pour les communications par talkies-walkies.
La veille, rassemble les dossards, le système de pointage, les vélos de réserve, les pompes et les boîtes à outils au même endroit. Imprime aussi la liste finale des participants et le document de briefing.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de descente ?: Prévois environ 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, organiser les secours et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il vérifier le parcours d’une course de descente ?: Fais une première inspection dès que le lieu est réservé, puis une nouvelle vérification 5 à 7 jours avant la course. Après cette dernière inspection, évite toute modification non communiquée aux participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de descente ?: Pour une petite course, prévois au minimum 1 bénévole à chaque point de contrôle, 2 à l’arrivée, 2 au départ et 2 personnes pour la logistique et le chronométrage. Ajoute une réserve d’au moins 2 bénévoles pour remplacer les absences.
Quand commander les dossards et préparer le matériel ?: Commande les dossards environ 3 semaines avant la course, une fois les catégories et le format des inscriptions confirmés. Rassemble tout le matériel 2 à 3 jours avant, puis fais un contrôle final la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.