Checklist para organizar un taller de impresión

Un taller de impresión necesita más preparación que disponer mesas y prensas. Antes de abrir las puertas tendrás que cerrar el programa, confirmar asistentes y docente, revisar cada herramienta y dejar montados los puestos de trabajo. También conviene reservar tiempo para la demostración, las instrucciones de seguridad y el secado de las impresiones. Esta checklist reúne el orden de preparación para que el grupo pueda diseñar, tallar e imprimir sin esperas ni materiales compartidos a última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar espacio de trabajo
Fijar el programa del taller
2 personas
Coordinar al docente y a los asistentes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Comprobar materiales y equipos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Ordenar el material del taller
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar los puestos de trabajo
3 personas
Probar las prensas y los rodillos
2 personas
Colocar film protector en las mesas
2 personas
Repartir papel y herramientas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la restauración
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Dar instrucciones de seguridad
Demostrar la técnica de impresión
Coordinar los diseños
4 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Dar instrucciones para tallar
Dirigir el grabado
4 personas
Distribuir la tinta entre los puestos de trabajo
2 personas
Coordinar las primeras copias
4 personas
Servir el buffet y las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Supervisar las segundas copias
4 personas
Dejar secar las impresiones
2 personas
Presentar los trabajos
2 personas
Empaquetar los trabajos
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Limpiar herramientas
3 personas
Limpiar las prensas de impresión
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio de trabajo
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Compartir fotos del evento con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 8
Sillascant. 30
Mesa de presentación
Tendederoscant. 6

Material del taller

Prensas de manoscant. 4
Bloques de linocant. 30
Cuchillas de grabadocant. 30
Rodillos de tintacant. 30
Bandejas de tintacant. 30
Tinta de impresión negracant. 6
Color de la tinta de impresióncant. 12
Papel de impresora A4cant. 500
Papel de impresión A3cant. 250
Cuadernos de bocetoscant. 30
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 30
Juegos de reglascant. 15
Tapetes de cortecant. 30
Delantalescant. 30
Guantes de nitrilocant. 4
Papel secantecant. 500
Sobres de embalajecant. 30
Tarjetas de nombrecant. 35
Cinta adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Platos reutilizablescant. 35
Cubiertoscant. 35
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Cepillos para fregarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el número de participantes con varios días de margen. Así puedes calcular cuántos puestos, bloques de lino, rodillos, cuchillas, guantes y delantales necesitarás.
Haz una prueba completa de las prensas y los rodillos antes del taller, no durante la recepción. Comprueba también que haya tinta, bandejas, papel secante y papel en formatos A4 y A3.
Monta los puestos antes de que llegue el grupo: protege las mesas con film, coloca los tapetes de corte y reparte lápices, gomas, reglas y cuadernos de bocetos. Deja las herramientas de tallado agrupadas y fáciles de contar.
Reserva al menos 15 minutos al inicio para explicar la seguridad y demostrar la técnica. Las cuchillas de grabado deben permanecer controladas y los participantes necesitan saber cómo trabajar con guantes y superficies protegidas.
Pregunta por preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y prepara café, té y bebidas con antelación. El descanso funciona mejor si los vasos, platos, cubiertos y bandejas ya están colocados, sin interrumpir la parte práctica.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hace falta para preparar un taller de impresión?: Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas y puestos, proteger superficies, probar prensas y ordenar materiales. Añade 30 minutos para la recepción y las instrucciones iniciales.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envíala entre 5 y 7 días antes del taller. Incluye la hora de llegada, la duración, la ropa recomendada, las normas de seguridad y cualquier indicación sobre diseños o materiales.
¿Cuánto papel necesito para un taller de impresión?: Prepara como mínimo 3 hojas por participante si cada persona hará pruebas y una impresión final. Ten además un margen del 10 al 20 % para errores, ajustes de tinta y trabajos que necesiten repetirse.
¿Cuándo debo comprobar las prensas y los rodillos?: Haz una primera revisión al recibir o comprar el material y una prueba final el día anterior. Repite una comprobación rápida 30 minutos antes de la llegada para detectar tinta seca, piezas flojas o rodillos sucios.

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