Checklist para organizar un taller de brainstorming
Organizar un taller de brainstorming requiere más que reservar una sala y preparar unas preguntas. Hay que cerrar el programa, controlar las inscripciones, conocer las preferencias dietéticas y dejar listas las mesas de trabajo con suficiente material. Esta checklist reúne 50 tareas y 44 elementos para avanzar en el orden correcto, desde la planificación hasta la apertura del espacio. También ayuda a evitar olvidos habituales, como probar el proyector, imprimir las hojas de trabajo o preparar café y té antes de que lleguen los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Desarrollar el programa y las dinámicas
2 personas
Formular preguntas para la lluvia de ideas
2 personas
Preparar la presentación
Preparar las mesas de trabajo
Imprimir hojas de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Comprobar la técnica
Reunir los materiales
2 personas
Recordar a los participantes
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
2 personas
Montar los puestos de trabajo
3 personas
Conectar el material de presentación
Preparar las encimeras
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Explicar el programa y las normas de la casa
Coordinar la presentación
2 personas
Guiar la primera ronda de brainstorming
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Coordinar la segunda ronda de brainstorming
2 personas
Rellenar las bebidas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Coordinar la agrupación de ideas
2 personas
Dejar que elijan las prioridades
2 personas
Anotar puntos de acción
Gestionar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Apagar la técnica
Limpiar el espacio
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
Agradecer a los participantes
Distribuir los puntos de acción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesa del bufé
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Tazascant. 36
- Vasoscant. 48
- Cubiertoscant. 36
- Cucharonescant. 6
- Tijerascant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de serviciocant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Material del taller
- Pizarras de hojascant. 4
- Papel para rotafoliocant. 8
- Post-itscant. 20
- Rotuladorescant. 40
- Bolígrafoscant. 40
- Tableros de trabajocant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pegatinas para votarcant. 300
- Cinta adhesivacant. 6
- Borradores de pizarra blancacant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Señales direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Guantes de gomacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, capacidad y necesidades concretas desde el primer mensaje.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y actualiza la lista de participantes hasta el día anterior. El catering y la compra dependen de ese número final.
- Prepara las preguntas de brainstorming, la presentación y las dinámicas con varios días de margen. Imprime las hojas de trabajo y prepara las tarjetas de nombre antes del montaje.
- Comprueba la parte técnica al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y micrófono si lo necesitas. No des por hecho que la sala tiene cables compatibles.
- Llega con tiempo para ventilar el espacio, montar mesas y sillas, preparar los puestos de trabajo y conectar la presentación. Deja también listos el café, el té, los termos y el menaje antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de brainstorming?
- Empieza a fijar la fecha, reservar el lugar y desarrollar el programa entre 3 y 4 semanas antes. Deja cerradas las inscripciones, el catering y los materiales como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuánto material necesito por participante en un taller de brainstorming?
- Prepara una hoja de trabajo y una tarjeta de nombre por persona, además de post-its y rotuladores para cada mesa de trabajo. Añade aproximadamente un 10 % de material extra para cubrir pérdidas o asistentes de última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering del taller?
- Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y confirma el número final con el catering entre 3 y 5 días antes. Si haces la compra tú mismo, revisa las cantidades el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para abrir, ventilar y montar la sala. Ese tiempo permite colocar mesas, sillas y puestos de trabajo, probar la técnica y preparar café y té sin prisas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!