Organiser un atelier de brainstorming : la checklist complète

Un atelier de brainstorming réussi repose sur une préparation précise, pas seulement sur de bonnes idées. Cette checklist vous guide de la définition du programme jusqu’à l’installation des tables, des supports et de la pause-café. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et un test complet de la présentation. Les dernières vérifications se font le jour même : aérer la salle, brancher le matériel et disposer les feuilles de travail avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Élaborer le programme et les méthodes de travail
2 personnes
Formuler les questions de brainstorming
2 personnes
Préparer la présentation
Dresser les plans de travail
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la technique
Rassembler le matériel
2 personnes
Rappeler les participants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les postes de travail
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
Préparer les plans de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Animer les présentations
2 personnes
Animer la première session de brainstorming
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Animer le deuxième tour de brainstorming
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer le regroupement des idées
2 personnes
Laisser choisir les priorités
2 personnes
Consigner les points d'action
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre la technique
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
Remercier les participants
Distribuer les feuilles de route

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Table de buffet
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Tassesqté 36
Verres à boireqté 48
Couvertsqté 36
Louchesqté 6
Ciseauxqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Post-itqté 20
Marqueursqté 40
Stylosqté 40
Feuilles de travailqté 40
Badges nominatifsqté 40
Autocollants de voteqté 300
Ruban adhésifqté 6
Effaceurs pour tableau blancqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Panneaux directionnelsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les questions de brainstorming avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les réponses et ajuster le déroulé.
Demandez les régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez la liste des participants 3 à 5 jours avant l’atelier. Cela évite de commander la mauvaise quantité de repas ou de boissons.
Préparez les feuilles de travail, les badges nominatifs et les supports de présentation au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les feuilles perdues.
Testez le projecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, les multiprises et le microphone avant l’arrivée du groupe. Prévoyez également des rallonges, car les tables de travail ne sont pas toujours proches des prises.
Le jour de l’atelier, ouvrez et aérez la salle au moins 30 minutes avant le début. Installez les tables, les chaises, les flip-charts, les post-its, les feutres et le café avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de brainstorming ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, recueillir les régimes alimentaires et préparer les questions ainsi que les supports.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de brainstorming ?: Envoyez-les au moins 2 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 5 jours avant l’atelier afin de finaliser la liste des participants et la commande de repas.
Que faut-il préparer la veille d’un atelier de brainstorming ?: Imprimez les feuilles de travail, préparez les badges, rassemblez les post-its et les feutres, puis testez la présentation avec le projecteur. Vérifiez aussi le fonctionnement du matériel de sonorisation et la présence des câbles nécessaires.
À quelle heure faut-il arriver avant un atelier de brainstorming ?: Prévoyez d’arriver 30 à 60 minutes avant le début. Il faut aérer la salle, installer les tables et les postes de travail, brancher la présentation, préparer le café et disposer les documents.

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