Checklist voor een goed voorbereide brainstormworkshop
Een brainstormworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een paar vragen en post-its klaarleggen. Je legt vooraf het doel, programma en de werkvormen vast, verwerkt aanmeldingen en dieetwensen en test de techniek. Op de dag zelf moeten tafels, werkstations, flip-overs, werkbladen en koffie en thee op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om eerst de inhoud en deelnemers te regelen en daarna de ruimte praktisch in te richten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma en werkvormen uitwerken
2 personen
Brainstormvragen formuleren
2 personen
Presentatie voorbereiden
Werkbladen opmaken
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek controleren
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemers herinneren
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Presentatiemateriaal aansluiten
Werkbladen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Kennismaking begeleiden
2 personen
Eerste brainstormronde begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Tweede brainstormronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Ideeën clusteren begeleiden
2 personen
Prioriteiten laten kiezen
2 personen
Actiepunten vastleggen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Deelnemers bedanken
Actiepunten verspreiden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Buffettafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 36
- Dessertbordenaantal 36
- Mokkenaantal 36
- Drinkglazenaantal 48
- Besteksetsaantal 36
- Opscheplepelsaantal 6
- Scharenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerbladenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Workshopmateriaal
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overpapieraantal 8
- Post-itsaantal 20
- Stiftenaantal 40
- Pennenaantal 40
- Werkbladenaantal 40
- Naamkaartjesaantal 40
- Stemstickersaantal 300
- Tapeaantal 6
- Whiteboardwissersaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Richtingsbordjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de workshop in blokken van 45 tot 60 minuten en zet per werkvorm alvast de benodigde tijd, materialen en opbrengst in het programma. Zo voorkom je dat de evaluatie of prioritering aan het einde vervalt.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de workshop en geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering. Bestel niet alleen eten, maar controleer ook borden, mokken, glazen, bestek en opscheplepels.
- Test de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor samen. Neem een tweede aansluitmogelijkheid mee; een ontbrekende adapter kan de start direct vertragen.
- Richt voor de start per groep een werkstation in met flip-overpapier, post-its en stiften en leg de werkbladen op volgorde klaar. Zet naamkaartjes vooraf neer, zodat deelnemers bij binnenkomst niet eerst materiaal hoeven te zoeken.
- Open de locatie minstens 60 minuten voor de eerste deelnemer. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen klaarzetten, techniek aansluiten en koffie, thee en water voorbereiden; die laatste controles worden vaak te laat gestart.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een brainstormworkshop organiseren?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en werkvormen op tijd kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een brainstormworkshop klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 minuten op locatie voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, werkstations inrichten en techniek testen. Reken nog 15 tot 30 minuten extra als je catering of meerdere groepen voorbereidt.
- Wanneer stuur ik de herinnering voor een brainstormworkshop?
- Stuur een eerste herinnering 7 dagen vooraf met tijd, locatie en praktische informatie. Stuur de definitieve deelnemersinformatie 24 uur voor de workshop, inclusief voorbereiding en bereikbaarheid.
- Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig voor een brainstormworkshop?
- Leg voor iedere deelnemer minimaal één set werkbladen en een naamkaartje klaar. Voor gezamenlijk werken plan je per werkstation meerdere vellen flip-overpapier, een stapel post-its en meerdere stiften, zodat materiaal niet tijdens de oefening opraakt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!