Checklist para organizar un Repair Café
Un Repair Café necesita más preparación que unas cuantas mesas y herramientas. Primero reserva el espacio, reúne a los voluntarios y averigua con antelación qué objetos quieren reparar los visitantes. Después comprueba los equipos, clasifica los repuestos y prepara la recepción, la seguridad y los puestos de trabajo. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no dejar para el último día lo que puede bloquear la jornada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Inventariar las reparaciones con antelación
2 personas
Asignar a los reparadores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar voluntarios
Enviar recordatorio
Comprobar las herramientas
3 personas
Clasificar repuestos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los formularios
Preparar acreditaciones
Empaquetar materiales
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos de trabajo
4 personas
Conectar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar las instrucciones de seguridad
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recibir a los voluntarios
2 personas
Dar una breve charla de seguridad
Registrar a los visitantes
2 personas
Recibir reparaciones
2 personas
Clasificar reparaciones
2 personas
Realizar reparaciones
8 personas
Asesorar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Ordenar las mesas de trabajo entre tareas
2 personas
Recoger los residuos por separado
Terminar las últimas reparaciones
4 personas
Etiquetar los objetos no recogidos
2 personas
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas
Seguimiento
Apagar las herramientas
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el suelo y las mesas de trabajo
3 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llamar para recuperar los objetos no recogidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Sillascant. 30
- Taburetescant. 10
- Percheroscant. 2
Equipo
- Maletines de herramientascant. 6
- Multímetroscant. 4
- Estaciones de soldaduracant. 3
- Máquinas de cosercant. 2
- Pistolas de pegamentocant. 3
- Lámparas de trabajocant. 6
- Aspiradora
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 2
- Impresora de etiquetas
- Portátil
- Impresora
- Caja registradora
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 50
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 40
- Cucharillascant. 50
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
Seguridad
- Gafas de seguridadcant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Abrigos de trabajocant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintor
Cocina
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 2
Decoración
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 6
- Credencialescant. 30
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonacant. 2
- Escobacant. 2
- Toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Haz un inventario previo de las reparaciones y asigna cada caso a un reparador antes del evento. Así sabrás si faltan herramientas, repuestos o conocimientos específicos.
- Confirma la asistencia de los voluntarios y envía un recordatorio unos días antes. Incluye la hora de llegada, porque necesitan tiempo para montar los puestos y recibir la charla de seguridad.
- Comprueba las herramientas y los cables con antelación, especialmente los multímetros, las estaciones de soldadura y las regletas. Deja separados los equipos que necesiten revisión y evita improvisar conexiones el mismo día.
- Prepara la recepción antes de abrir las puertas: formularios impresos, acreditaciones, portátil, impresora y un sistema claro para registrar a cada visitante. Reservar los primeros 30 minutos para esta puesta en marcha evita colas al comienzo.
- Calcula una zona de trabajo segura y otra de espera, con instrucciones visibles, gafas y guantes disponibles, botiquín y extintor accesibles. No coloques mesas ni cables en las rutas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un Repair Café?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones. Durante la última semana confirma asistentes, inventaría las reparaciones y revisa todo el material.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Repair Café?
- Depende del número de puestos, pero planifica como mínimo un voluntario por puesto de reparación y 1 o 2 personas para recepción y apoyo. Confirma la disponibilidad unos días antes y prepara una lista de sustituciones.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listos los formularios, las acreditaciones, los materiales empaquetados, los repuestos clasificados y las herramientas comprobadas. También conviene recoger las llaves y confirmar el horario de acceso al recinto.
- ¿Cómo organizar la recepción de un Repair Café?
- Coloca el mostrador junto a la entrada y registra a cada visitante antes de enviarlo a un puesto. Ten preparados el portátil o los formularios, las etiquetas y una zona de espera para evitar que se mezclen los objetos con sus propietarios.
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