Repair Café organiseren: checklist en planning
Een Repair Café organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen gereedschap verzamelen. Je moet vooraf weten welke reparaties bezoekers meenemen, hoeveel reparateurs beschikbaar zijn en hoe je de werkstations veilig inricht. Plan de locatie, vrijwilligers en aanmeldingen eerst; regel daarna onderdelen, formulieren en catering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, veilige stroomaansluitingen en een korte briefing voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Reparaties vooraf inventariseren
2 personen
Reparateurs indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers bevestigen
Herinnering versturen
Gereedschap controleren
3 personen
Reserveonderdelen sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Formulieren printen
Naambadges voorbereiden
Materialen inpakken
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Werkstations inrichten
4 personen
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Veiligheidsinstructies ophangen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Korte veiligheidsbriefing geven
Bezoekers registreren
2 personen
Reparaties innemen
2 personen
Reparaties triëren
2 personen
Reparaties uitvoeren
8 personen
Bezoekers adviseren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels tussentijds opruimen
2 personen
Afval gescheiden inzamelen
Laatste reparaties afronden
4 personen
Niet-opgehaalde spullen labelen
2 personen
Ontvangstbalie afsluiten
2 personen
Nazorg
Gereedschap uitschakelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Vloer en werktafels schoonmaken
3 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Niet-opgehaalde spullen nabellen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
- Stoelenaantal 30
- Krukkenaantal 10
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Gereedschapskoffersaantal 6
- Multimetersaantal 4
- Soldeerstationsaantal 3
- Naaimachinesaantal 2
- Lijmpistolenaantal 3
- Werklampenaantal 6
- Stofzuiger
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 2
- Labelprinter
- Laptop
- Printer
- Kassa
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 50
- Glazenaantal 50
- Bordenaantal 40
- Lepeltjesaantal 50
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Werkjassenaantal 8
- EHBO-doos
- Brandblusser
Keuken
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 2
Decoratie
- Informatiebordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 6
- Naambadgesaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Klembordenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilaantal 2
- Bezemaantal 2
- Handdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Inventariseer reparaties vooraf en deel reparateurs in voordat je uitnodigingen definitief verstuurt. Zo zie je tijdig of je extra kennis nodig hebt voor bijvoorbeeld elektronica, textiel of kleine huishoudelijke apparaten.
- Controleer gereedschapskoffers, multimeters, soldeerstations en naaimachines minstens 7 dagen vooraf. Test ook werklampen, verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende kabel kan een volledig werkstation stilleggen.
- Maak per werkstation een vaste opstelling met tafel, stoel of kruk, verlichting en alleen de benodigde apparatuur. Houd kabelhaspels en verlengkabels uit looppaden en sluit stroompunten pas aan nadat de indeling staat.
- Bereid de ontvangstbalie minimaal 1 dag vooraf voor met laptop, printer, formulieren, naambadges en registratie-instructies. Reserveer daarnaast een vaste plek voor reparaties die wachten op een onderdeel of vervolgafspraak.
- Plan de vrijwilligersbriefing 15 minuten vóór de opening. Bespreek veiligheid, het gebruik van veiligheidsbrillen en werkhandschoenen, de route naar de EHBO-doos en brandblusser en wie bezoekers opvangt als er een wachtrij ontstaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Repair Café organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vrijwilligers en communicatie. Inventariseer reparaties en verwerk aanmeldingen vanaf ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je reparateurs gericht kunt indelen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Repair Café?
- Reken naast de reparateurs op minimaal 2 vrijwilligers voor ontvangst en registratie en 1 persoon voor coördinatie. Bij meerdere werkstations is 1 coördinator per 4 tot 6 stations praktisch.
- Wanneer richt je de werkstations in bij een Repair Café?
- Zet tafels, stoelen, apparatuur en verlichting 1 tot 2 uur vóór opening klaar. Doe de veiligheidscontrole en sluit stroom pas aan nadat alle looppaden en werkplekken definitief zijn ingericht.
- Wat moet ik klaarleggen voor de veiligheid bij een Repair Café?
- Leg per locatie een EHBO-doos en brandblusser klaar en zorg voor veiligheidsbrillen, werkhandschoenen en werkjassen. Hang veiligheidsinstructies vóór opening op en geef vrijwilligers een briefing van ongeveer 15 minuten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!