Repair Café organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Repair Café braucht mehr als einige Tische und Werkzeug. Du musst Reparaturanfragen vorab erfassen, passende Teams einteilen und den Raum so vorbereiten, dass Strom, Sicherheit und Empfang am Veranstaltungstag funktionieren. Plane außerdem Zeit für Ersatzteile, Formulare, Namensschilder und die Verpflegung der Freiwilligen ein. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Standorts bis zur Registrierung der Besucher durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Reparaturen im Voraus erfassen
2 Personen
Reparaturteams einteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige bestätigen
Erinnerung senden
Werkzeug prüfen
3 Personen
Ersatzteile sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Formulare drucken
Namensschilder vorbereiten
Materialien einpacken
3 Personen
Standortschlüssel abholen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Arbeitsstationen einrichten
4 Personen
Stromanschlüsse sicher verbinden
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Sicherheitsanweisungen aufhängen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
Freiwillige empfangen
2 Personen
Kurze Sicherheitsunterweisung geben
Besucher registrieren
2 Personen
Reparaturen annehmen
2 Personen
Reparaturen triagieren
2 Personen
Reparaturen durchführen
8 Personen
Besucher beraten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Arbeitstische zwischendurch aufräumen
2 Personen
Abfall getrennt sammeln
Letzte Reparaturen abschließen
4 Personen
Nicht abgeholte Gegenstände kennzeichnen
2 Personen
Empfangstresen abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Werkzeug abschalten
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Boden und Werkbänke reinigen
3 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Nicht abgeholte Gegenstände nachtelefonieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 4
- StühleAnz. 30
- HockerAnz. 10
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- WerkzeugkofferAnz. 6
- MultimeterAnz. 4
- LötstationenAnz. 3
- NähmaschinenAnz. 2
- HeißklebepistolenAnz. 3
- ArbeitslampenAnz. 6
- Staubsauger
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 2
- Etikettendrucker
- Laptop
- Drucker
- Kasse
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- GläserAnz. 50
- TellerAnz. 40
- TeelöffelAnz. 50
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
Sicherheit
- SchutzbrillenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- ArbeitsjackenAnz. 8
- Erste-Hilfe-Kasten
- Feuerlöscher
Küche
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 2
Dekoration
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- BesenAnz. 2
- HandtücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Reparaturen möglichst 7 bis 14 Tage vorher ab. So kannst du Spezialfälle den richtigen Reparaturteams zuordnen und fehlende Ersatzteile rechtzeitig besorgen.
- Plane pro Reparaturstation mindestens einen Arbeitstisch, eine gute Arbeitslampe und ausreichend Steckplätze ein. Stromanschlüsse sollten vor dem Einlass geprüft und sicher verbunden werden.
- Teile die Freiwilligen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin ein und bestätige ihnen Einsatzzeit, Aufgaben und Treffpunkt. Eine kurze Sicherheitsunterweisung vor Beginn verhindert Rückfragen während des Betriebs.
- Bereite Empfangsmaterialien am Vortag vor: Formulare, Namensschilder, Drucker, Laptop und gegebenenfalls den Etikettendrucker. Lege außerdem fest, wer Besucher registriert und Reparaturen dokumentiert.
- Stelle Kaffee, Tee und Wasser zu Beginn bereit und rechne für die Helfer mit mehreren Getränken über die Einsatzzeit. Schutzbrillen, Arbeitshandschuhe, Erste-Hilfe-Kasten und Feuerlöscher gehören sichtbar und erreichbar in den Arbeitsbereich.
Häufige Fragen
- Wie viele Helfer braucht man für ein Repair Café?
- Für ein kleines Repair Café solltest du mindestens 6 bis 10 Freiwillige einplanen: mehrere Reparaturteams, eine Person am Empfang und eine Koordination. Bei vielen Anmeldungen brauchst du zusätzliche Helfer für Registrierung, Getränke und Material.
- Wie lange vorher sollte man ein Repair Café organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Standortreservierung und der Suche nach Freiwilligen. Reparaturanfragen, Teamaufteilung und Einkäufe sollten 1 bis 2 Wochen vor dem Termin weitgehend abgeschlossen sein.
- Was muss man für ein Repair Café an Werkzeug vorbereiten?
- Prüfe das Werkzeug mindestens 3 bis 5 Tage vorher und sortiere Ersatzteile nach Reparaturbereich. Neben Werkzeugkoffern gehören je nach Angebot Multimeter, Lötstationen, Nähmaschinen, Heißklebepistolen und Arbeitslampen zur Vorbereitung.
- Wie richtet man den Raum für ein Repair Café ein?
- Stelle die Tische zuerst nach Reparaturstationen auf und halte Wege zum Empfang sowie zu Ausgängen frei. Prüfe vor dem Start alle Verlängerungskabel und Kabeltrommeln, hänge Sicherheitsanweisungen auf und richte mindestens eine klar erkennbare Empfangstheke ein.
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