Checklist para organizar un pub quiz sin olvidos
Organizar un pub quiz requiere más que reunir preguntas. Tienes que cerrar la fecha y el local, preparar rondas con respuestas comprobadas y decidir cómo se formarán los equipos. El día del concurso también cuentan los detalles que suelen llegar tarde: formularios impresos, premios visibles, bebidas frías y una prueba del sonido y el proyector. Usa esta checklist para avanzar en orden y llegar al comienzo con la sala, el material y la presentación listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir los temas del quiz
2 personas
Reunir preguntas del quiz
3 personas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Comprobar las respuestas y la puntuación
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar los premios para los ganadores
2 personas
Crear la presentación del quiz
2 personas
Imprimir los formularios de respuesta
Preparar la distribución de equipos
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el material del quiz
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar los formularios de respuesta
Exponer los premios
Preparar café y té
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Presentación de prueba y micrófono
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar la ronda del quiz
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar el descanso
Reanudar la ronda del quiz
Comprobar la puntuación final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver las llaves
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de presentación
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Tazas de técant. 30
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 2
- Abridores de botellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Placas con nombres del equipocant. 15
- Tabla de puntuacióncant. 2
- Premioscant. 3
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cuboscant. 2
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Hojas de respuestacant. 250
- Bolígrafoscant. 80
- Tarjetas de equipocant. 20
- Bandejas redondascant. 20
- Programascant. 70
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Cinta adhesivacant. 4
- Portadocumentoscant. 20
- Grapadorascant. 2
- Tijerascant. 4
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar los equipos. Con el número definitivo de participantes podrás distribuir las mesas, calcular los formularios y prever vasos, tazas y platos sin improvisar.
- Comprueba cada respuesta y su puntuación antes de crear la presentación. Haz una revisión completa al menos 24 horas antes para detectar preguntas ambiguas, respuestas duplicadas o rondas demasiado largas.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el micrófono y los altavoces en el local el mismo día o el día anterior. Lleva regletas, alargadores y una batería externa: los fallos de conexión suelen aparecer al montar todo.
- Enfría las bebidas con tiempo y prepara café y té antes de que lleguen los equipos. Calcula aproximadamente dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y deja abridores y sacacorchos en la zona de servicio.
- Prepara una mesa de recepción y otra de presentación antes de abrir la sala. Coloca allí los formularios, las instrucciones, los premios y el material de escritura para que la inscripción no bloquee la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un pub quiz?
- Calcula entre 7 y 14 días para reunir preguntas, definir las rondas, confirmar el local y enviar las invitaciones. Reserva las últimas 24 horas para comprobar respuestas, imprimir formularios y probar el equipo.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?
- Prepara entre 40 y 60 preguntas para una sesión de aproximadamente 90 minutos, repartidas en varias rondas. Deja unos 10 minutos adicionales para explicar las reglas, recoger respuestas y anunciar las puntuaciones.
- ¿Cuándo hay que imprimir los formularios del quiz?
- Imprímelos entre 24 y 48 horas antes, cuando el número de equipos y las rondas ya estén cerrados. Lleva algunas copias extra: calcula al menos un formulario adicional por cada cinco equipos.
- ¿Cuándo se deben preparar las bebidas y el café?
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de que empiece el concurso. Prepara la mesa de servicio y deja lista la cafetera, las teteras y los termos entre 30 y 45 minutos antes de abrir la sala.
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