Checklist para organizar un pub quiz
Un pub quiz necesita más preparación que reunir preguntas y formar equipos. Primero hay que asegurar el local, el horario y las inscripciones; después, cerrar el contenido, la puntuación y la parte técnica. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde las primeras reservas hasta la colocación de mesas, la proyección y las bebidas frías. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como probar los archivos, imprimir las respuestas y preparar los premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la fecha y los horarios
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
Seleccionar música para las rondas del quiz
Comprar premios
Asignar equipos
Cerrar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Imprimir folletos del quiz
Imprimir los formularios de respuesta
Preparar las tarjetas del equipo
Hacer la compra
2 personas
Pasar los archivos del quiz al portátil
Probar la técnica en casa
2 personas
Empaquetar los premios
Evento
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa del quiz
Instalar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación del quiz
2 personas
Preparar el buffet y la barra
2 personas
Preparar los formularios de respuesta
Montar la mesa de recepción
Recepción de participantes
2 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar los resultados provisionales
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedirse de los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los baños
Comprobar los materiales
Devolver el material prestado
Archivar el resultado final
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 48
- Mesa de quiz
- Mesa del bufécant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cable HDMI
- Cables de cargacant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 48
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 48
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de servircant. 4
Cocina
- Sacacorchoscant. 2
- Abrebotellascant. 3
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta tarjetas para equiposcant. 8
- Cartel de precios
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
Oficina
- Bolígrafoscant. 60
- Papel de reservacant. 100
- Marcador
- Rotuladores para pizarra blancacant. 4
- Premioscant. 3
Limpieza
- Escoba y recogedor
- Fregona y cubo
- Guantes de limpiezacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el local y confirma fecha y horario con varias semanas de margen. Comprueba también cuántas mesas y sillas caben, porque el espacio debe permitir que los equipos trabajen sin bloquear el paso.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con ese número definitivo puedes asignar equipos, calcular comida y bebida e imprimir tarjetas y formularios sin desperdiciar material.
- Prepara las rondas, las respuestas y la puntuación al menos 3 días antes. Guarda una copia en el portátil y prueba en casa la presentación, el audio, el proyector, el micrófono y el clic de presentación.
- Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas el mismo día. Cuenta vasos, tazas, platos y cubiertos según el número final de participantes, y deja a mano el sacacorchos, el abrebotellas y las jarras de servir.
- Llega con 60 a 90 minutos de antelación para abrir el local, colocar mesas y sillas y montar la mesa del quiz. Prueba el cable HDMI, los alargadores, las regletas y el sonido antes de que lleguen los equipos; así todavía tendrás tiempo para sustituir un cable o cambiar la disposición.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un pub quiz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el local, confirmar el horario y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar un pub quiz?
- Reserva entre 2 y 3 horas para redactar y revisar las rondas, preparar las respuestas y configurar la puntuación. El día del evento calcula otros 60-90 minutos para mesas, proyector, sonido y materiales impresos.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?
- Una sesión manejable suele tener entre 5 y 8 rondas, con 8-10 preguntas por ronda: unas 40-80 preguntas en total. Si incluyes una ronda musical, prepara también los archivos de audio y comprueba su volumen antes de empezar.
- ¿Cuándo hay que comprar los premios y preparar las bebidas?
- Compra los premios y prepara los paquetes al menos 3 días antes, para no depender de una compra de última hora. Haz la compra general 1 o 2 días antes y enfría las bebidas el mismo día del pub quiz.
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