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Pubquiz organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Quizabend

Ein Pubquiz steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Fragen müssen geprüft, die Teams eingeteilt und die Technik vor dem Start getestet sein. Plane den Ablauf nicht erst am Veranstaltungstag, sondern schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche vorher ab. Besonders häufig fehlen am Abend Antwortformulare, Ladekabel oder ein zweiter Weg zur Punkteausgabe. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Aufbau vor Ort durch die wichtigsten Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Quizrunden zusammenstellen

    2 Personen

  • Quizfragen prüfen

    2 Personen

  • Antworten und Punktestand erstellen

  • Musik für Quizrunden auswählen

  • Preise einkaufen

  • Teams einteilen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Erinnerung senden

  • Quizhefte drucken

  • Antwortformulare drucken

  • Teamkärtchen erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Quizdateien auf den Laptop laden

  • Technik zu Hause testen

    2 Personen

  • Preise verpacken

Event

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Quiztisch einrichten

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Quizpräsentation testen

    2 Personen

  • Buffet und Bar vorbereiten

    2 Personen

  • Antwortformulare bereitlegen

  • Empfangstisch einrichten

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Teams zu den Tischen begleiten

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Spielregeln erklären

  • Quizrunden moderieren

  • Antworten einsammeln

    2 Personen

  • Antworten überprüfen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Zwischenstände bekanntgeben

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Materialien prüfen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Endergebnis archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 48
  • Quiztisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • HDMI-Kabel
  • LadekabelAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 48
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 48
  • ServierschalenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 4

Küche

  • KorkenzieherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Team-AusweishalterAnz. 8
  • Preistischschild

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 4

Büro

  • StifteAnz. 60
  • ErsatzpapierAnz. 100
  • Anzeigetafel
  • Whiteboard-MarkerAnz. 4
  • PreiseAnz. 3

Reinigung

  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer
  • ReinigungshandschuheAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort, Datum und Uhrzeit spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen direkt danach und setze eine Anmeldefrist, damit du Teams, Sitzplätze und Verpflegung planen kannst.
  • Stelle die Quizrunden mindestens 7 Tage vorher zusammen. Prüfe jede Frage auf eine eindeutige Antwort und erstelle den Punktestand, bevor du Quizhefte und Antwortformulare druckst.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Präsentationsklicker zu Hause spätestens am Vortag. Lade die Quizdateien außerdem offline auf den Laptop und packe HDMI-, Lade- und Verlängerungskabel ein.
  • Schließe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher ab und teile die Teams ein. Erstelle Teamkärtchen oder Ausweishalter, damit jedes Team beim Einlass schnell seinen Platz findet.
  • Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und richte Quiztisch, Buffet-Tisch und Preistisch getrennt ein. So bleiben Antwortformulare und Punktestand beim Quizleiter, während Gläser, Teller und Besteck am Buffet zugänglich sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Pubquiz organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit der Location, dem Termin und den Einladungen. Die Fragen, Teams und Technik sollten spätestens 7 Tage vor dem Quiz feststehen.
Wie viele Fragen braucht man für ein Pubquiz?
Plane pro Quizrunde etwa 8 bis 10 Fragen und insgesamt 5 bis 7 Runden, je nach gewünschter Dauer. Rechne zusätzlich Zeit für die Abgabe, Korrektur und Bekanntgabe des Punktestands ein.
Wann muss ich die Pubquiz-Technik testen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Kabel spätestens am Vortag zu Hause. Lade alle Quizdateien offline auf den Laptop, damit du am Veranstaltungsort nicht von einer Internetverbindung abhängig bist.
Wann soll ich die Teilnehmerliste für das Pubquiz schließen?
Schließe die Liste 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teams einteilen, Ernährungswünsche berücksichtigen, Teamkärtchen vorbereiten und die benötigte Menge an Getränken und Geschirr abschätzen.

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