Pubquiz organiseren: checklist en planning

Een pubquiz organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen vragen verzamelen. Je regelt eerst de locatie, datum en deelnemers, daarna bouw je de quiz op met rondes, antwoorden en puntentelling. In de laatste week controleer je de techniek, print je alle formulieren en maak je de teamindeling definitief. Deze checklist helpt je om niets te vergeten, van de quiztafel en beamer tot koude dranken en prijzen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Quizvragen controleren
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
Muziek voor quizrondes selecteren
Prijzen inkopen
Teams indelen
Deelnemerslijst afronden
Herinnering versturen
Quizboekjes printen
Antwoordformulieren printen
Teamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Quizbestanden op laptop zetten
Techniek thuis testen
2 personen
Prijzen inpakken

Event

Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Quiztafel inrichten
Projectiescherm opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Quizpresentatie testen
2 personen
Buffet en bar klaarzetten
2 personen
Antwoordformulieren klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Spelregels uitleggen
Quizrondes presenteren
Antwoorden innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tussenstanden bekendmaken
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen controleren
Geleende materialen retourneren
Einduitslag archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Quiztafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
HDMI-kabel
Oplaadkabelsaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 48
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 48
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Teamkaartjeshoudersaantal 8
Prijstafelbord

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Kantoor

Pennenaantal 60
Reservepapieraantal 100
Scorebord
Whiteboardmarkersaantal 4
Prijzenaantal 3

Schoonmaak

Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakhandschoenenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de quizrondes uiterlijk één week vooraf en laat alle vragen controleren. Maak tegelijk een apart antwoord- en puntentellingsbestand, zodat je tijdens de avond niet hoeft te rekenen of zoeken.
Stuur de uitnodiging eerst uit en vraag dieetwensen direct mee. Verstuur uiterlijk 2 dagen voor de pubquiz een herinnering met aanvangstijd en eventuele praktische informatie.
Test laptop, beamer, HDMI-kabel, speaker en microfoon thuis minimaal 24 uur vooraf. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen, oplaadkabels en een presentatieklikker klaar; juist die kleine techniek wordt vaak vergeten.
Print quizboekjes en antwoordformulieren vóór de dag zelf en maak één set extra per ronde. Zet teamkaartjes en houders apart klaar, zodat deelnemers bij binnenkomst snel aan een tafel kunnen plaatsnemen.
Zet dranken enkele uren vooraf koud en controleer of er genoeg glazen, koffiekopjes, borden en bestek zijn. Reserveer bij de opstelling een vaste quiztafel en een aparte plek voor de prijzen, zodat beide niet tussen de teams verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pubquiz organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, datum en uitnodigingen. Rond de quizvragen, deelnemerslijst en boodschappen uiterlijk 7 dagen vooraf af; de techniek test je 24 uur voor de avond.
Hoeveel quizrondes heeft een pubquiz nodig?: Reken op 6 tot 8 rondes voor een avond van ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief pauze en het nakijken van antwoorden. Houd per ronde circa 10 tot 15 minuten aan.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en teams definitief maken?: Maak de deelnemerslijst 2 tot 3 dagen vooraf definitief en deel daarna de teams in. Zo kun je teamkaartjes printen en eventuele afmeldingen nog verwerken voordat je de locatie inricht.
Wat moet ik klaarzetten voor de techniek van een pubquiz?: Leg minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker, microfoon en presentatieklikker klaar. Test het volledige systeem 24 uur vooraf en neem minstens 2 verlengkabels en stekkerdozen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.