Checklist para organizar un poetry slam sin olvidos
Un poetry slam necesita más coordinación que un escenario y varios micrófonos. Primero se cierran la fecha, el recinto, las reglas y el programa; después se confirman poetas, presentador y jurado. En las semanas previas se gestionan las inscripciones, la comunicación y las necesidades dietéticas. El día del evento, reserva tiempo para montar mesas, escenario y sonido, y prueba cada micrófono antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Crear el programa y las reglas de la competición
2 personas
Contactar a los poetas y al presentador
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Hacer la reserva del recinto
Crear el formulario de inscripción para poetas
Procesar inscripciones de poetas
2 personas
Recoger las necesidades dietéticas de los visitantes
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar las inscripciones de los visitantes
Reservar equipo técnico y micrófonos
Crear formularios del jurado y tarjetas de puntuación
Enviar la sesión informativa a los poetas
Publicar el programa final
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Recordar a poetas y jurado
Poner frías las bebidas frescas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el escenario y el atril
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Preparar la mesa de bebidas y snacks
2 personas
Preparar programas y tarjetas de puntuación
2 personas
Evento
Recibir y registrar a los poetas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
Guiar la primera ronda de slam
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir snacks del descanso
2 personas
Coordinar la segunda ronda de slam
3 personas
Recoger los formularios del jurado
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
3 personas
Anunciar al ganador
2 personas
Coordinar el escenario abierto
2 personas
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el equipo técnico
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar resultados y fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 12
- Mantelescant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa del jurado
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Portátil
- Temporizadorcant. 2
Iluminación
- Paneles LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Telón de escenario
- Banner del evento
- Decoración de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 20
Oficina
- Folletos del programacant. 100
- Tarjetas de puntuacióncant. 150
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Juego de bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Papel para escribircant. 2
Catering
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
Cocina
- Sacacorchoscant. 2
Consejos
- Define las reglas y el programa antes de abrir las inscripciones: indica el formato, los tiempos de actuación y cómo se calcula la puntuación para evitar dudas el día del slam.
- Confirma a poetas, presentador y jurado por escrito al menos 7 días antes. Envía también una sesión informativa con horarios, reglas, ubicación y hora de llegada.
- No dejes el sonido para el último momento. Monta altavoces, mesa de mezclas, cables y soportes con tiempo suficiente para probar todos los micrófonos, incluido uno de reserva si lo tienes.
- Prepara las tarjetas de puntuación y las hojas del jurado en juegos completos, con bolígrafos y un temporizador en la mesa correspondiente. Calcula al menos un juego por ronda y varios ejemplares extra.
- Publica el programa final cuando se cierren las inscripciones y recuerda a asistentes, poetas y jurado entre 24 y 48 horas antes. Deja listas el agua, las bebidas frías y los folletos antes de abrir el recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un poetry slam?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, contactar a poetas y jurado, abrir inscripciones y resolver necesidades técnicas o dietéticas.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un poetry slam?
- Cierra las inscripciones de poetas entre 7 y 10 días antes si necesitas preparar el programa y las hojas del jurado. Las inscripciones de visitantes pueden mantenerse abiertas hasta 24 o 48 horas antes, según el aforo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el sonido?
- Reserva entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público para colocar altavoces, mesa de mezclas, cables y micrófonos. Haz una prueba completa de cada micrófono y comprueba que el portátil y el temporizador funcionan.
- ¿Qué debe recibir el jurado antes del poetry slam?
- Envía las reglas, el programa y los criterios de evaluación al menos 5 días antes. Prepara para cada miembro tarjetas de puntuación, hojas de evaluación y un bolígrafo, además de ejemplares extra por si cambia la composición del jurado.
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