Poetry Slam organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Wettbewerbsregeln fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. Schreibe Zeitlimit, Vorrunden, Finale und Bewertungskriterien eindeutig hinein, damit später keine Rückfragen entstehen.
• Bestätige Poeten, Moderation und Jury nicht erst in der letzten Woche. Verschicke das Briefing spätestens 7 Tage vor dem Slam und erinnere alle Beteiligten 1 bis 2 Tage vorher noch einmal.
• Plane für die Technik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Teste jedes Mikrofon, die aktiven Lautsprecher, das Mischpult, alle Audiokabel und den Timer mit genau dem Laptop, der vor Ort verwendet wird.
• Veröffentliche das endgültige Programm erst, wenn die Anmeldungen der Poeten geprüft sind. Drucke zusätzlich Wertungsbögen, Juryformulare und Programmflyer; pro Jurymitglied solltest du mindestens 2 Stifte bereitlegen.
• Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle sie mindestens 3 Stunden vor Beginn kalt und sammle Ernährungswünsche der Besucher spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung, damit der Einkauf nicht zur Last-Minute-Aufgabe wird.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Poetry Slam organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen bestätigst du Datum und Location, danach folgen Poeten, Moderation, Jury, Anmeldung und Werbung. Die Technik sollte spätestens 14 Tage vor dem Termin reserviert sein.

Wie viele Jurymitglieder braucht ein Poetry Slam?

Plane mindestens 5 Jurymitglieder ein, damit einzelne Ausreißer weniger Gewicht haben. Frage zusätzlich 1 Ersatzperson an und drucke die Juryformulare spätestens 3 Tage vor dem Slam.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Poetry Slams?

Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Bühne, Sprecherbereich und Dekoration. Für Lautsprecher, Mischpult und Mikrofontest solltest du weitere 60 Minuten einplanen, also insgesamt etwa 2,5 Stunden vor dem Einlass beginnen.

Wann sollte man das Programm eines Poetry Slams veröffentlichen?

Veröffentliche das endgültige Programm 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung, sobald alle Anmeldungen geprüft und die Startreihenfolge festgelegt sind. Schicke den Poeten das Briefing ebenfalls spätestens 7 Tage vorher.

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