La checklist pour préparer un poetry slam

Un poetry slam repose sur un déroulé précis : les poètes doivent connaître les règles, le jury disposer de fiches claires et le public savoir quand et où venir. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu aux derniers tests de microphones. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les restrictions alimentaires, les rappels de dernière minute et la préparation des boissons. Gardez le programme définitif et les documents du jury accessibles le soir de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Créer le programme et le règlement du concours
2 personnes
Contacter les poètes et l’animateur
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver le lieu
Créer le formulaire d’inscription pour les poètes
Traiter les inscriptions des poètes
2 personnes
Recueillir les restrictions alimentaires des visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
Réserver la technique et les microphones
Créer les formulaires de jury et les cartes de score
Envoyer le briefing des poètes
Publier le programme définitif
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Rappeler les poètes et le jury
Mettre au frais les boissons fraîches
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table des boissons et des snacks
2 personnes
Préparer les programmes et les cartes de score
2 personnes

Événement

Accueillir et enregistrer les poètes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la ronde d'ouverture
2 personnes
Animer la première manche de slam
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de slam
3 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Annoncer le vainqueur
2 personnes
Encadrer la scène ouverte
2 personnes
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Nappesqté 8
Table de prise de parole
Table du jury

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Minuterieqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Drapé de scène
Bannière d’événement
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 20

Bureau

Flyers du programmeqté 100
Fiches de scoreqté 150
Fiches de juryqté 30
Sets de stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Ruban adhésifqté 4
Papier à écrireqté 2

Catering

Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6

Cuisine

Tire-bouchonqté 2

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les inscriptions : les poètes, l’animateur et le jury doivent recevoir les informations de base suffisamment tôt pour confirmer leur présence.
Envoyez le règlement et le briefing aux poètes au moins 7 jours avant le slam. Précisez le format du concours, le temps de passage et la procédure de notation afin d’éviter les questions le soir même.
Préparez une fiche de score et une fiche de jury par personne, plus quelques exemplaires de réserve. Prévoyez également plusieurs stylos sur la table du jury : c’est un petit détail qui bloque vite le concours lorsqu’il manque.
Testez chaque microphone avec la sonorisation raccordée, et non séparément. Faites-le avant l’ouverture des portes, en vérifiant aussi les câbles, les rallonges, les multiprises et la minuterie.
Mettez les boissons fraîches au frais plusieurs heures avant l’accueil et regroupez les verres, tasses, assiettes et couverts au même endroit. Vérifiez les restrictions alimentaires recueillies avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un poetry slam ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les poètes, l’animateur et le jury, traiter les inscriptions, puis publier le programme définitif.
Quand envoyer le règlement aux poètes ?: Envoyez-le au plus tard 7 jours avant l’événement, avec le briefing pratique. Un rappel séparé 24 à 48 heures avant permet de confirmer les horaires, le lieu et les conditions de passage.
Combien de microphones faut-il pour un poetry slam ?: Prévoyez au minimum 2 microphones si le lieu et le format le permettent : un pour la prise de parole et un de secours. Testez-les le jour même avec la table de mixage, les câbles et les pieds de micro installés.
Quand préparer la salle le jour du poetry slam ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez les tables et les chaises, aménagez la scène, raccordez la sonorisation et terminez par un test complet des microphones.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.