Cómo organizar una función de musical sin perder detalles

Una función de musical se organiza en tres frentes: producción, elenco y público. Empieza fijando la fecha y reservando tanto el lugar de la función como la sala de ensayo; después cierra el programa, las inscripciones y la venta de entradas. En las semanas finales, concentra el trabajo en el último ensayo, el vestuario, los atrezos y los archivos de música. El día de la función, deja tiempo para transportar el material, montar el escenario, probar el sonido y recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la función
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Reservar la sala de ensayo
4
Crear el programa de la presentación
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir la venta de entradas
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Imprimir el programa
2 personas
10
Enviar información al público
11
Realizar el último ensayo
12 personas
12
Comprobar los disfraces
3 personas
13
Comprobar los atrezos
3 personas
14
Comprobar los elementos de decoración
3 personas
15
Reunir archivos de música
2 personas
16
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
17
Imprimir la lista de asistentes
18
Hacer la compra
2 personas
19
Transportar los trajes al lugar
2 personas
20
Llevar los accesorios al lugar
2 personas
21
Llevar el equipo técnico al lugar
3 personas

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Despejar el suelo del escenario
3 personas
24
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
25
Montar la decoración
4 personas
26
Colocar las sillas para el público
4 personas
27
Colocar el mostrador de entrada
2 personas
28
Montar el guardarropa
2 personas
29
Montar el espacio de catering
3 personas
30
Preparar café y té
2 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Preparar los aperitivos
3 personas
33
Conectar la iluminación
3 personas
34
Conectar el sonido
3 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Probar la música y las señales
2 personas
37
Preparar los disfraces
3 personas
38
Preparar maquillaje y pintura facial
2 personas
39
Recibir al elenco
2 personas
40
Realizar el ensayo técnico
10 personas
41
Ayudar al elenco a cambiarse
3 personas
42
Abrir la entrada del público
4 personas
43
Comprobar las entradas
3 personas
44
Guiar al público al recinto
3 personas
45
Abrir la presentación
46
Interpretar el primer acto
15 personas
47
Servir bebidas del descanso
5 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
50
Llamar de vuelta al público
2 personas
51
Representar el segundo acto
15 personas
52
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
53
Hacer foto del elenco
2 personas
54
Despedir al público
3 personas
55
Entrega del guardarropa
2 personas
56
Recoger el catering
3 personas
57
Servir la comida del elenco
4 personas
58
Preparar la función de la noche
8 personas
59
Recibir al público de la noche
4 personas
60
Representar la función de la noche
15 personas
61
Gestionar la pausa de la tarde
5 personas
62
Despedir al público de la noche
3 personas

Seguimiento

63
Apagar la técnica
3 personas
64
Desmontar la decoración
4 personas
65
Reunir los accesorios
3 personas
66
Reunir los trajes
3 personas
67
Retirar sillas y mesas
4 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar la sala
4 personas
71
Limpiar los vestuarios
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Devolver el equipo alquilado
2 personas
74
Lavar los disfraces
2 personas
75
Guardar el stock sobrante
2 personas
76
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 170
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 180
Taburetes para el elencocant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil para música
Caja DI
Altavoz de monitor
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luz de trabajocant. 3
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Lona de fondocant. 2
Paneles decorativoscant. 8
Paños decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de flechascant. 8
Panel del programa
Flores artificialescant. 20
Luces decorativascant. 4
Bridascant. 100
Cinta adhesiva de doble caracant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 6

Catering

Compras

Disfraces

Percheros para disfracescant. 4
Fundas para ropacant. 30
Imperdiblescant. 2
Rodillos quitapelusascant. 4
Kits de costuracant. 2
Medias de repuestocant. 8

Atrezzo

Atrezzo para manocant. 25
Cajas de almacenamientocant. 12
Etiquetas con nombrescant. 50

Limpieza

Aspiradora
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12

Seguridad

Linternascant. 3
Bateríascant. 2
Cinta antideslizantecant. 2

Artículos de papel

Programascant. 180
Pulseras de accesocant. 200
Bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 4
Papel de impresión

Consejos

Reserva la sala de ensayo además del lugar de la función y bloquea varias sesiones antes del último ensayo. Ensayar únicamente en la sala del espectáculo suele dejar problemas de entradas, posiciones y sonido para el final.
Cierra el programa antes de abrir la venta de entradas. Así puedes imprimirlo, comunicar al público la duración y preparar con tiempo cualquier preferencia dietética de los asistentes.
Haz una revisión física del vestuario, los atrezos y la decoración al menos 7 días antes. Comprueba también que los archivos de música estén reunidos en el portátil y que haya lámparas LED de repuesto.
Prepara el montaje por zonas: suelo despejado y área de juego, decoración, luces y sonido. Prueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y monitor antes de que llegue el público, no durante la entrada.
Imprime el plan de trabajo y la lista de asistentes antes del día de la función. Transporta por separado trajes, accesorios y equipo técnico, y deja cinta gaffer, alargadores y regletas a mano durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una función de musical?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar y la sala de ensayo, preparar el programa y abrir la venta de entradas. Deja la última semana para confirmar asistentes, vestuario, atrezos, decoración y archivos de música.
¿Cuándo conviene hacer el último ensayo de un musical?: Hazlo entre 3 y 7 días antes de la función, cuando el programa, el vestuario y los atrezos ya estén cerrados. Si es posible, realiza una prueba técnica completa con micrófonos, luces y música antes de ese ensayo.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el sonido?: Reserva como mínimo 3 horas para despejar el suelo, montar la zona de juego y la decoración, colocar las luces y conectar el equipo técnico. Añade al menos 30 minutos para probar micrófonos, altavoces, música y niveles de la mesa de mezclas.
¿Cuándo enviar la información al público?: Envía la información principal al abrir la venta de entradas y manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, la duración prevista, las indicaciones de acceso y cualquier dato sobre asientos, guardarropa o preferencias dietéticas.

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