Checklist para organizar una noche de teatro

Una noche de teatro combina programación, público, escena y catering, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por fijar la fecha, el programa y la sala; después confirma artistas, permisos, entradas e invitados. En los últimos días, concentra la atención en vestuario, atrezzo, sonido, iluminación y documentos impresos. Esta checklist reúne 75 tareas y 56 artículos para que no llegues al montaje buscando un cable, una lista o una prenda que aún no está preparada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Contratar a artistas y personal
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Montar la venta de entradas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Confirmar las reservas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de asistentes
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de atrezzo
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Comprobar la lista técnica
2 personas
Reservar equipo de luces y sonido
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
Hacer la compra
3 personas
Lavar y planchar los trajes
2 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos del descanso
3 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Despejar el suelo del escenario
3 personas
Montar la decoración
4 personas
Preparar los accesorios
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Instalar sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Realizar el ensayo técnico
4 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Instruir a los guías de público
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Empezar la actuación
3 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Cambiar los atrezos
2 personas
Anunciar el descanso
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Reanudar la función
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Agradecer a los artistas
Servir la bebida posterior
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar los atrezos
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Empaquetar el inventario
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los disfraces
2 personas
Llamar para los objetos perdidos
Procesar pagos y recibos
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 8
Mesa de recepcióncant. 2
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Mando a distancia para presentaciones
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Puentes de cablecant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de trabajocant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 3
Cortinas del escenariocant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Jarronescant. 6
Velas LEDcant. 12

Atrezzo

Cajas de atrezzocant. 4
Atrezzo para manocant. 20
Muebles decorativoscant. 6

Disfraces

Percheros para disfracescant. 3
Fundas para disfracescant. 20
Perchascant. 30

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 4
Abrebotellascant. 4

Artículos de papel

Programascant. 120
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cinta americanacant. 4
Papel de impresión A4cant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Chistescant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar disponibilidad, condiciones técnicas y aforo.
No esperes a la última semana para contratar artistas y personal. Confirma por escrito horarios de llegada, necesidades técnicas y quién se encarga de cada cambio de escena.
Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y calcula el catering después de cerrar la lista de asistentes. Haz una confirmación final entre 5 y 7 días antes.
Prepara los documentos impresos el día anterior: plan de trabajo, lista de asistentes, folletos del programa y tarjetas de nombre. Lleva algunas copias adicionales, por ejemplo un 10 % más que el número previsto de asistentes.
Haz una comprobación técnica completa antes de abrir puertas. Prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, cables y regletas; reserva al menos 90 minutos para corregir fallos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, comprobar permisos, contratar artistas, abrir las inscripciones y encargar el equipo técnico sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes y el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la función. Usa esa cifra para determinar las cantidades del catering y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
¿Cuándo se prepara el vestuario y el atrezzo?: Comprueba disfraces, accesorios y atrezzo entre 3 y 5 días antes. Lava y plancha los trajes con tiempo, reúne cada conjunto y deja una revisión final para el día del montaje.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la parte técnica?: Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada del público para montar y probar sonido e iluminación. Si hay cambios de escena o varias actuaciones, añade otros 30 minutos para el ensayo técnico.

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