Checklist para organizar un mercado de sostenibilidad

Un mercado de sostenibilidad reúne puestos, talleres, reparadores y comida en un mismo espacio, así que la coordinación empieza mucho antes del montaje. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero fecha, lugar y permisos; después participantes, proveedores y difusión; al final, materiales, inventario y señalización. Reserva tiempo para comprobar la electricidad, distribuir los puestos y preparar los elementos reutilizables. También encontrarás los olvidos habituales que suelen complicar las últimas horas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Asegurar el suministro eléctrico
Captar participantes
3 personas
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
Coordinar los talleres
2 personas
Contactar a los reparadores
2 personas
Contactar a los vendedores de comida
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles
4 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Contar el inventario de vajilla reutilizable
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar materiales del taller
3 personas
Preparar los carteles con nombres
2 personas
Imprimir carteles informativos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar los puestos
8 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar las salas del taller
4 personas
Montar el área de reparaciones
3 personas
Montar el punto de información
2 personas
Instalar estaciones de residuos
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el material informativo
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Probar la técnica
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Llenar los puestos
8 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Recibir reparaciones
3 personas
Gestionar los artículos de intercambio
3 personas
Demostrar productos sostenibles
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reponer la vajilla
2 personas
Retirar los puestos temporalmente
4 personas
Anunciar el programa de la noche
Guiar el último taller
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar ventas y donaciones
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
8 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Retirar los residuos por separado
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Retirar los carteles
2 personas
Guardar los materiales reutilizables
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Bancos plegablescant. 8
Mantelescant. 24
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de café reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertos reutilizablescant. 220
Jarras de cafécant. 8
Teterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 24
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 4
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldas reutilizablescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Portacarteles de nacimientocant. 18
Pancartas con nombrescant. 40
Tiza para aceracant. 6
Jardinerascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Termoscant. 8
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Señales de separación de residuoscant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 8
Fregonascant. 6
Escobas de manocant. 6

Material del taller

Mesas de trabajocant. 4
Maletines de herramientascant. 6
Destornilladorescant. 12
Pinzascant. 12
Kits de costuracant. 8
Pistolas de pegamentocant. 4
Guantes de trabajocant. 20
Gafas de seguridadcant. 12
Cajas para manualidadescant. 12
Cartonescant. 40
Delantalescant. 12

Material informativo

Carteles informativoscant. 18
Portapapelescant. 12
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 20
Tarjetas de visitantecant. 300
Folletos del programacant. 300
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 8

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de captar participantes. Comprueba los permisos y la potencia eléctrica con varias semanas de margen, especialmente si habrá máquinas de café, iluminación y estaciones de carga.
No dejes para el último momento la distribución de los puestos. Haz un plano que separe talleres, reparadores y vendedores de comida, y deja pasillos suficientemente amplios para la circulación y el acceso a las mesas.
Confirma por escrito a participantes y proveedores al menos 7 días antes. En el mismo contacto, recoge las preferencias dietéticas y las necesidades de cada taller para evitar compras incompletas.
Cuenta la vajilla reutilizable antes de hacer la compra: vasos, tazas, platos, cubiertos, cuencos y jarras. Como referencia, prepara una pieza por persona más un margen del 10-15% para reposición durante el día.
Prepara la señalización y el material de los talleres el día anterior. Imprime los carteles informativos, coloca los nombres de los puestos y clasifica los materiales en cajas para que los voluntarios puedan repartirlos rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de sostenibilidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes: primero fecha, programa, lugar y permisos; después participantes, proveedores y difusión. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, compras, voluntariado y plano.
¿Cuánta vajilla reutilizable necesito para un mercado?: Calcula una pieza por persona y añade un 10-15% de margen. Si esperas 100 asistentes, prepara aproximadamente 110-115 vasos, platos y cubiertos, además de las tazas necesarias para el café.
¿Cuándo debo confirmar a los vendedores, reparadores y talleres?: Confirma su participación al menos 7 días antes y vuelve a comprobarla 48 horas antes. Así puedes cerrar el plano, preparar los carteles con nombres y ajustar las mesas, sillas y materiales.
¿Qué debo revisar el día antes del mercado?: Comprueba inventario, compras, vajilla, materiales de talleres, carteles y señalización. También revisa cables alargadores, regletas, iluminación y bebidas: estas comprobaciones deberían quedar cerradas entre 24 y 12 horas antes.

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