Checklist para organizar un mercado navideño de creadores

Un mercado navideño de creadores necesita más que mesas y decoración: hay que cerrar permisos, distribución, participantes, pagos y seguridad en el orden adecuado. Esta checklist reúne 76 tareas y 63 artículos para coordinar el evento sin dejar decisiones críticas para el último momento. Incluye desde la inscripción y selección de creadores hasta la iluminación, el café, la ruta de acceso y la información para aparcar. Úsala como hoja de ruta y marca cada punto antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Fijar las dimensiones del puesto
Invitar a los creadores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Escribir texto promocional
Publicar el evento en línea
Repartir flyers
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Seleccionar creadores
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar la distribución de los puestos
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Reservar proveedores
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Definir el método de pago
Redactar el procedimiento de caja
Programar a los voluntarios
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprar provisiones
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Clasificar las compras
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender la electricidad y los cables
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Recibir a los creadores
3 personas
Asignar los puestos a los creadores
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Poner música navideña
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Revisar los puestos y los pasillos
2 personas
Apoyar a los creadores con preguntas
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Ayudar a los makers a desmontar
3 personas

Seguimiento

Desmontar carpas y puestos
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Barrer y limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Gestionar la fianza y los pagos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 18
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Taburetescant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 4
Pesos para carpascant. 36

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platos de postrecant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Micrófono de mano
Altavoz Bluetoothcant. 2
Cajas registradorascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cajas de cambiocant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Mantelescant. 18
Manteles para puestoscant. 18
Tarjetas de nombrecant. 30
Listas de precioscant. 24
Señales de orientacióncant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Paños de limpiezacant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Postes de delimitacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de invitar a los creadores. Así podrás publicar medidas reales de los puestos y evitar cambios en las inscripciones.
Dibuja la distribución antes de reservar el mobiliario. Define el tamaño de cada puesto, los pasillos, la zona de buffet, los percheros y los puntos de electricidad; deja espacio suficiente para colas y carpas con pesos.
No esperes a la última semana para seleccionar participantes. Abre el formulario con una fecha límite clara, recoge las preferencias dietéticas y envía a cada creador su puesto, horario, ruta y aparcamiento al menos 7 días antes.
Prueba la electricidad y la iluminación durante el montaje, no cuando llegue el público. Revisa cables alargadores, enrollacables, regletas, guirnaldas, lámparas LED y linternas de pilas para las zonas menos iluminadas.
Define por escrito cómo se cobra y quién resuelve incidencias. El procedimiento de caja, el contacto de primeros auxilios y las instrucciones de seguridad deben estar disponibles para voluntarios y responsables antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de creadores?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro y proveedores. Abre las inscripciones con tiempo suficiente para seleccionar participantes y envía la información final como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de creadores participantes?: Fija una fecha límite de inscripción entre 3 y 4 semanas antes del mercado. Confirma la selección y la distribución de los puestos al menos 14 días antes, para que cada creador pueda preparar su montaje y mercancía.
¿Qué hay que revisar de la electricidad antes del mercado?: Comprueba los puntos de electricidad y prueba toda la iluminación durante el montaje, idealmente 2 o 3 horas antes de abrir. Lleva cables alargadores, enrollacables y regletas adecuados, y evita que los cables crucen los pasillos sin protección.
¿Cuándo enviar la información de acceso y aparcamiento?: Envía la ruta, las opciones de aparcamiento, el horario de montaje y el número del puesto al menos 7 días antes. Reenvía un recordatorio 24 horas antes si hay cambios de acceso o instrucciones específicas para carpas y mobiliario.

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