Macher-Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Macher-Weihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: Erst werden Datum, Ort, Genehmigungen und der Marktplan festgelegt, danach folgen Aussteller, Lieferanten und Helfer. Besonders schnell vergessen werden Strom, Beleuchtung, Standgewichte und verlässliche Teilnehmerinformationen. Plane außerdem den Kassenablauf, Erste Hilfe und die Besucherroute, bevor der Markt beworben wird. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
Standmaße festlegen
Macher einladen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbetext schreiben
Veranstaltung online veröffentlichen
Flyer verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Mitwirkende auswählen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung zuweisen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Lieferanten reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Zahlungsart festlegen
Kassenablauf aufschreiben
Freiwillige einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Wettervorhersage prüfen
Vorräte einkaufen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Einkäufe sortieren
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Gelände absperren
2 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom und Kabel verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
Macher empfangen
3 Personen
Stände den Herstellern zuweisen
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Kasse öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Weihnachtsmusik abspielen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Stände und Laufwege kontrollieren
2 Personen
Makers bei Fragen unterstützen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Aussteller abbauen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Zelte und Stände abbauen
6 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abhängen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
Gelände fegen und reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Rechnungen und Belege sammeln
Kaution und Zahlungen abwickeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 18
PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
HockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
StandgewichteAnz. 36

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 60
WassergläserAnz. 60
TortenplattenAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
ServierbesteckAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Handmikrofon
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
KassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdeckenAnz. 18
StandtücherAnz. 18
NamensschilderAnz. 30
PreislisteAnz. 24
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungstücherAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Marktplan fest, bevor du Stände verteilst. Prüfe dabei die Maße der Marktkramen, Partyzelte und Klapptische und halte Durchgänge, Strompunkte und Fluchtwege frei.
Kontaktiere Aussteller nicht erst kurz vor dem Termin. Öffne die Anmeldung früh, erfasse Ernährungswünsche und verschicke die endgültigen Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher.
Teste Beleuchtung und Strom mindestens 3 Tage vor dem Aufbau. Kontrolliere Verlängerungskabel, Kabelhaspeln, Steckdosenleisten sowie die Standgewichte und beschrifte die Anschlüsse.
Schreibe den Kassenablauf auf eine Seite und lege die Zahlungsweise vorab fest. Bestimme außerdem, wer Wechselgeld, Kassenbestand und die Abrechnung während jeder Schicht übernimmt.
Plane für Helfer feste Schichten und teile ihnen vor dem Aufbau ihre Aufgaben zu. Hänge Sicherheitsanweisungen aus, hinterlege den EHBO-Kontakt und verschicke Route sowie Parkinformationen mindestens 5 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Macher-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Aussteller, Lieferanten und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt eingeplant sein.
Wann müssen die Aussteller für den Macher-Weihnachtsmarkt bestätigt werden?: Bestätige die ausgewählten Aussteller idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die finale Standzuweisung, Teilnehmerinformationen und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
Wann sollte man Strom und Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt testen?: Prüfe Strompunkte, Verlängerungskabel, Kabelhaspeln und Steckdosenleisten mindestens 3 Tage vor dem Aufbau. Lichtsnoeren, LED-Lampen und Batterielaternen testest du anschließend noch einmal direkt beim Aufbau.
Wie viele Helfer braucht ein Macher-Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich und zusätzlich eine Person für Kasse oder Besucherfragen je Schicht ein. Bei wechselnden Schichten sollten alle Helfer ihre Einteilung spätestens 7 Tage vorher erhalten.

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