Checklist pour organiser un marché de Noël de makers

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par la date, le lieu, les autorisations et l’assurance : sans ces quatre éléments confirmés, évitez d’ouvrir le formulaire d’inscription. Prévoyez aussi un plan avec les dimensions exactes des stands avant d’inviter les créateurs.
• Fixez une date limite d’inscription et envoyez ensuite un récapitulatif à chaque maker : emplacement, dimensions, accès, stationnement, horaires d’installation et besoins alimentaires. Les demandes de tables, de prises ou de portants arrivent souvent trop tard si vous ne les recueillez pas dès le formulaire.
• Testez l’éclairage et les points d’alimentation avant le jour du marché. Comptez les rallonges, multiprises, enrouleurs et poids de stand par zone, puis vérifiez que les tentes et les stands peuvent être sécurisés séparément.
• Écrivez la procédure de caisse avant l’ouverture : qui encaisse, où l’argent est conservé, comment les paiements sont suivis et qui clôture la caisse. Prévoyez un moyen de paiement défini pour les ventes communes et communiquez-le aux bénévoles.
• Préparez un briefing d’une page pour les bénévoles avec les horaires, le contact des premiers secours, les consignes de sécurité, le plan et les informations de stationnement. Partagez-le au moins 48 heures avant l’événement et gardez une copie imprimée sur place.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de Noël de makers ?

Ouvrez-les seulement après avoir confirmé la date, le lieu, les autorisations et les dimensions des stands. Fixez une période d’inscription d’au moins 2 à 3 semaines, puis gardez quelques jours pour sélectionner les créateurs et confirmer leur participation.

Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?

Confirmez les makers au moins 3 semaines avant le marché. Cela laisse le temps d’attribuer les emplacements, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques sur l’installation, l’itinéraire et le stationnement.

Quand tester l’éclairage et les prises électriques ?

Faites un premier contrôle une semaine avant, puis un test complet lors de l’installation. Vérifiez chaque zone avec les guirlandes lumineuses, les lampes LED, les machines à café, les bouilloires et les rallonges réellement utilisées.

Que faut-il envoyer aux créateurs avant le marché ?

Envoyez un dossier au plus tard 7 jours avant : adresse, horaires d’arrivée, plan et numéro du stand, dimensions disponibles, stationnement, accès électrique, procédure de paiement et contact le jour même. Ajoutez les consignes de sécurité et demandez une confirmation de lecture sous 48 heures.

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