Cómo organizar un mercado de voluntarios sin perder el control
Un mercado de voluntarios necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha, el programa y el perfil de participantes; después se abren las inscripciones y se asignan los puestos. Las presentaciones, los talleres y los permisos deben cerrarse antes de publicar el plano y la información de acceso. En los últimos días, los fallos suelen aparecer en los datos de participantes, la señalización, el sonido y el café. Este plan te ayuda a llegar al montaje con cada responsabilidad y cada recurso comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir el perfil de los participantes
2 personas
- 3
Escribir el texto de invitación
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Contactar a organizaciones locales
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Comprobar los datos de los participantes
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar puestos a los expositores
2 personas
- 11
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 12
Planificar presentaciones y talleres
2 personas
- 13
Hacer reservas
- 14
Comprobar permisos
- 15
Crear un plano del mercado
2 personas
- 16
Reclutar voluntarios para las tareas
2 personas
- 17
Publicar la información de acceso
- 18
Publicar el programa
- 19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Imprimir señalización
- 21
Reunir material de presentación
2 personas
- 22
Comprobar la lista de catering
2 personas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar el punto de café y té
2 personas
- 26
Clasificar los materiales
3 personas
- 27
Recordar a los expositores
Evento
- 28
Abrir la ubicación
2 personas
- 29
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 30
Montar mesas y sillas
6 personas
- 31
Montar las carpas
6 personas
- 32
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 33
Recibir a los expositores
3 personas
- 34
Repartir materiales del stand
3 personas
- 35
Probar la técnica
2 personas
- 36
Montar el bufé de catering
4 personas
- 37
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 38
Encargarse de la inauguración
2 personas
- 39
Registrar a los visitantes
3 personas
- 40
Informar a los visitantes
3 personas
- 41
Apoyar a los expositores
2 personas
- 42
Anunciar el programa
- 43
Guiar talleres
3 personas
- 44
Apoyar las presentaciones
2 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Comprobar el inventario
- 51
Anunciar la última ronda
- 52
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 53
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
- 54
Retirar materiales
4 personas
- 55
Cerrar el recinto
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger la basura
4 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Desmontar las tiendas
6 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Secar y clasificar los materiales
3 personas
- 62
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 63
Devolver el material alquilado
2 personas
- 64
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 65
Enviar mensaje de agradecimiento
- 66
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 24
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 16
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 3
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Terminales de pagocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Cajas de almacenajecant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Decoración de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Catering
- Filtros de cafeteracant. 150
- Azucareroscant. 4
- Jarras de lechecant. 4
- Papeleracant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantescant. 12
Información
- Paneles informativoscant. 12
- Pizarrascant. 6
- Soportes de presentacióncant. 24
- Portanombrescant. 100
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 20
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Portadocumentoscant. 6
Compras
- Café
- Café descafeinado
- Té negro
- Té de hierbas
- Té verde
- Chocolate caliente
- Leche semidesnatada
- Leche de avena
- Leche para café
- Azúcar blanco
- Edulcorantes
- Cola
- Cola Zero
- Naranja
- Té helado
- Spa Blauw
- Spa Rojo
- Zumo de manzana
- Zumo de naranja
- Limones
- Menta fresca
- Manzanas
- Plátanos
- Uvas
- Mandarinas
- Pepinos
- Tomates cherry
- Zanahorias
- Pimientos
- Hummus
- Queso crema
- Queso joven
- Queso de cabra
- Fiambre de jamón
- Fiambre de pechuga de pollo
- Pan integral
- Panecillos blancos
- Panecillos integrales
- Bollos sin gluten
- Mantequilla de nata
- Margarina
- Mermelada de fresa
- Mantequilla de cacahuete
- Fideos de chocolate
- Mayonesa
- Kétchup
- Mostaza
- Patatas fritas de pimiento
- Patatas fritas naturales
- Nachos
- Cacahuetes con sal
- Tortitas de arroz
- Barritas de muesli
- Galletas
- Brownies
- Mini muffins
- Pasas
- Almendras
- Sal
- Pimienta
- Aceite de oliva
- Vinagre balsámico
- Ajo
- Albahaca
- Servilletas de papel
- Papel de cocina
- Papel higiénico
- Bolsas de basura
- Bolsas de basura grandes
- Lavavajillas
- Limpiador multiusos
- Limpiacristales
- Desinfectante
- Jabón de manos
- Gel desinfectante para manos
- Esponjas
- Paños de microfibra
- Papel de aluminio
- Film transparente
- Papel de horno
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el perfil de participantes antes de redactar la invitación. Así el formulario puede pedir desde el principio los datos necesarios, las preferencias dietéticas y la información para asignar cada puesto.
- Abre las inscripciones con un plazo definido y reserva al menos una semana para comprobar los datos. Contacta también con organizaciones locales durante ese periodo: suelen aportar participantes, expositores o voluntarios cuando reciben la información completa.
- Asigna los puestos después de revisar las necesidades de cada expositor y dibuja el plano antes de publicar el acceso. Comprueba que las carpas, mesas, sillas y soportes caben realmente en cada zona y deja libres los recorridos principales.
- Programa las presentaciones y talleres con horarios, responsables y necesidades técnicas concretas. Haz una prueba de proyectores, pantalla, altavoces, micrófonos, cables y regletas como mínimo el día anterior, no durante la apertura.
- Prepara la acogida en dos bloques: tarjetas de nombre y señalización para orientar a las personas, y café, té, bebidas y catering para mantener el servicio desde el inicio. Enfría las bebidas con antelación y asigna una persona para reponerlas durante el mercado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de voluntarios?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las dos primeras semanas para fijar fecha, programa, participantes e invitaciones; deja la última semana para permisos, plano, señalización y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un mercado de voluntarios?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite comprobar los datos, recoger preferencias dietéticas, asignar puestos y preparar tarjetas de nombre sin hacer cambios durante el montaje.
- ¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el plano del mercado?
- Comprueba los permisos al menos 3 semanas antes y termina el plano 10 días antes. Después de publicar el acceso, evita mover puestos salvo que exista un problema de seguridad o de aforo.
- ¿Cuándo preparo el catering, el café y las bebidas?
- Confirma la lista de catering 5 días antes y haz la compra entre 2 y 3 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara el punto de café y té antes de que llegue el primer grupo.
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