Checklist para organizar un mercado de protectoras de animales

Organizar un mercado de protectoras requiere coordinar centros de acogida, puestos, visitantes, voluntarios y animales sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 72 tareas y 67 materiales, desde confirmar la ubicación hasta inspeccionar el recinto. Trabaja por fases: primero permisos y participantes, después inscripciones y distribución, y finalmente compras, montaje y seguridad. Así sabrás qué debe estar cerrado con semanas de antelación y qué puedes resolver durante la preparación del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contactar a los centros de acogida participantes
2 personas
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
Comprobar permisos
Hacer reservas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar información a los visitantes
Hacer el plano
Redactar directrices para animales
2 personas
Desarrollar la distribución de los puestos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
Colgar el material promocional
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Organizar los puestos por acogida
6 personas
Colocar recintos para animales
4 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar agua para los animales
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la entrada y el registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender los puestos de recepción
8 personas
Coordinar el contacto con los animales
3 personas
Dar información sobre adopción
4 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Guiar la demostración
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cambiar el agua de los animales
2 personas
Mantener limpios los alojamientos
2 personas
Vigilar la zona tranquila de animales
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
3 personas
Anunciar la última venta
Despedir a los visitantes
3 personas
Asegurar a los animales
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Guardar de forma segura el dinero de las donaciones
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Desmontar los puestos y materiales
6 personas
Limpiar los recintos de los animales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar el material de recepción
2 personas
Responder a los mensajes de los visitantes
Actualizar el resumen de donaciones
Transmitir los contactos de adopción
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Jaula para animalescant. 8
Corral para perroscant. 2
Zona de descansocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Datáfonoscant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono

Suministros para animales

Bandejas de aguacant. 16
Cuencos para comidacant. 12
Correas para perroscant. 8
Areneros para gatoscant. 6
Cestas para gatoscant. 6
Toallas para animalescant. 20
Juguetescant. 20
Cajas de transportecant. 6
Dispensadores de bolsas para excrementos de perrocant. 4

Decoración

Bannerscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Manteles para puestoscant. 10
Mantelescant. 12
Pósters de animalescant. 20
Globoscant. 80
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Oficina

Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Caja para efectivocant. 2
Talonarios de reciboscant. 4
Listas de precioscant. 20
Formularios de adopcióncant. 100
Formularios de donacióncant. 100
Pulserascant. 150

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Spray desinfectantecant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Dispensadores de papelcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos al menos 6 semanas antes. Confirma también con cada centro de acogida cuántos animales, voluntarios y materiales llevará.
Abre las inscripciones y publica la información entre 4 y 6 semanas antes. Pide las preferencias dietéticas en el formulario para no improvisar el catering.
Haz el plano de puestos y zonas de animales como mínimo 10 días antes. Separa jaulas, corrales, zona de descanso y circulación de visitantes para evitar cruces innecesarios.
Asigna los turnos de voluntariado 7 días antes y envía a cada persona su función, horario y punto de encuentro. Reserva al menos una persona para resolver incidencias durante todo el mercado.
Lleva al recinto los materiales el día anterior o con varias horas de margen. Comprueba enchufes, cables, datáfonos, altavoces, bebederos, comederos y recintos antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de protectoras?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, contactar con las protectoras, comprobar permisos, abrir inscripciones y encontrar voluntarios sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Deja el plano terminado al menos 10 días antes. Incluye puestos de mercado, mesas, zonas de descanso y espacios separados para perros y gatos, y envíalo a las protectoras antes del montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de animales?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada puesto o protectora y añade 2 personas para recepción, incidencias y apoyo logístico. Confirma los turnos 7 días antes y prepara una sustitución por cada franja.
¿Qué hay que revisar antes de abrir el recinto?: Haz una inspección final entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Comprueba el estado de jaulas y corrales, las correas, los cuencos, el agua, los cables, los datáfonos y las rutas de entrada y salida.

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