Checklist pour organiser un marché de refuge animalier

Un marché de refuge animalier demande plus qu’une rangée de stands. Il faut coordonner les refuges participants, les bénévoles, les visiteurs, les animaux et les fournisseurs dans le bon ordre. Cette checklist couvre les 72 tâches et 67 équipements du plan, de la confirmation du lieu jusqu’à l’inspection finale. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : les consignes pour les animaux, les besoins alimentaires, les branchements électriques et l’acheminement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Contacter les refuges participants
2 personnes
Répartir les stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Valider les fournisseurs
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Créer le plan
Élaborer des consignes pour les animaux
2 personnes
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands par accueil
6 personnes
Installer des enclos pour animaux
4 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer l’eau pour les animaux
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer le stand d’accueil
8 personnes
Encadrer le contact avec les animaux
3 personnes
Donner des informations sur l’adoption
4 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Accompagner la démonstration
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Changer l’eau des animaux
2 personnes
Maintenir les hébergements propres
2 personnes
Surveiller l’espace calme des animaux
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Annoncer la dernière vente
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Mettre les animaux en sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les dons en sécurité
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Démonter les stands et le matériel
6 personnes
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker le matériel d’accueil
2 personnes
Répondre aux messages des visiteurs
Mettre à jour le récapitulatif des dons
Transmettre les contacts d’adoption
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Cage pour animauxqté 8
Parc à chiensqté 2
Salle de reposqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 16
Gamellesqté 12
Laisses pour chiensqté 8
Bacs à litièreqté 6
Paniers pour chatsqté 6
Serviettes pour animauxqté 20
Jouetsqté 20
Caisses de transportqté 6
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 4

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Draps de standqté 10
Nappesqté 12
Affiches d’animauxqté 20
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Bureau

Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse d'espècesqté 2
Carnets de ticketsqté 4
Listes de prixqté 20
Formulaires d'adoptionqté 100
Formulaires de donqté 100
Braceletsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de papierqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et les refuges participants avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le plan des stands, des espaces de repos et des zones réservées aux animaux.
Recrutez les bénévoles au moins 3 semaines avant le marché et attribuez les rôles avant le jour J. Une personne doit notamment suivre les stands, l’accueil et les besoins liés aux animaux.
Vérifiez les autorisations et les réservations avant de communiquer l’horaire définitif. N’attendez pas la dernière semaine pour valider les fournisseurs, les tentes, les tables ou les équipements électriques.
Envoyez aux visiteurs les informations pratiques après traitement des inscriptions : accès, horaires, restauration et règles de conduite avec les animaux. Les consignes doivent aussi être visibles sur place.
Inspectez le site avant l’ouverture et testez les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, enceintes et microphone. Préparez les bacs à eau, gamelles, laisses, cages et caisses de transport avant l’arrivée des animaux.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de refuge animalier ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les refuges participants, les autorisations, les fournisseurs et le recrutement des bénévoles doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant le marché. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques aux visiteurs.
Que faut-il prévoir pour accueillir les animaux sur place ?: Prévoyez une zone contrôlée avec enclos, cages ou parc à chiens, ainsi que des bacs à eau, gamelles, laisses et serviettes. Préparez également des paniers, des jouets et des caisses de transport selon les animaux présents.
Quand préparer le matériel du marché ?: Vérifiez les stocks et préparez le matériel la veille, puis acheminez-le sur le site avant l’ouverture. Testez les branchements, les terminaux de paiement et la sonorisation pendant l’inspection finale.

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