Checklist para organizar un mercado de música sin olvidar nada

Un mercado de música combina actuaciones, puestos de venta y mucha coordinación en un mismo espacio. Esta checklist reúne las 76 tareas y 75 materiales del plan, desde fijar la fecha y confirmar a las agrupaciones hasta preparar el sonido, el mercado y la caja. El orden importa: primero bloquea artistas, vendedores, lugar y permisos; después comunica el programa y asigna responsabilidades. En los últimos días tendrás que revisar compras, bebidas frías, aperitivos, iluminación y cableado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a las agrupaciones musicales
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
Inscribir a los vendedores del mercado
2 personas
Asignar los horarios de actuación
2 personas
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
Hacer la reserva del equipo de sonido
Hacer la reserva de puestos de mercado
Hacer la reserva de contenedores de basura
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Enviar la información de la actuación
Enviar la distribución del mercado
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de contactos

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la barra
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Abrir la entrada del público
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Encender la iluminación
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Registrar a los vendedores del mercado
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger los contenedores de residuos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas plegablescant. 4
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Atriles de músicacant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras de servircant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras
Bandejas de serviciocant. 8
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Pulserascant. 500
Rollos de reciboscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 20
Pancartas con nombrescant. 30
Tiras adhesivascant. 6
Paneles de flechascant. 12
Carteles del programacant. 4
Rotuladorescant. 12
Papel de impresióncant. 500
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 14
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las actuaciones antes de anunciar el evento. Reserva también con antelación el lugar, el permiso, los puestos del mercado y los contenedores de basura para no depender de disponibilidad de última hora.
Envía a cada agrupación su horario, necesidades técnicas y plano de actuación al menos 7 días antes. Así puedes comprobar con tiempo los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos, las cajas DI y los soportes.
Haz el plano separando escenario, puestos, circulación y zona de público. Marca dónde irán los cables alargadores, las regletas y las canaletas; lleva cinta gaffer y enrollacables para resolver cambios durante el montaje.
Asigna voluntarios por franjas horarias y no solo por función. Como mínimo, prevé una persona para recibir a los músicos, otra para los puestos y otra para caja o información durante cada tramo del programa.
Revisa compras y preferencias dietéticas 2 o 3 días antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara café, té, aperitivos, vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y hielo antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, contacta con agrupaciones y vendedores, comprueba el permiso y reserva el lugar y el equipo de sonido.
¿Cuándo debo confirmar a los músicos y los puestos del mercado?: Intenta tener las confirmaciones cerradas al menos 6 semanas antes. Envía los horarios de actuación y la distribución del mercado 7 días antes, y vuelve a comprobar la asistencia 48 horas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de música?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función crítica y por franja: recepción de músicos, apoyo a vendedores, información o caja y coordinación técnica. Para un evento pequeño suelen hacer falta 4 personas simultáneamente; añade un responsable general.
¿Cuándo preparar las bebidas y el material de servicio?: Haz la compra 2 o 3 días antes, enfría las bebidas la víspera y coloca vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas el mismo día. Prepara el hielo y las neveras portátiles entre 1 y 2 horas antes de abrir.

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