Musikmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Musikmarkt verbindet Live-Auftritte, Marktstände und Verpflegung – entsprechend viele Absprachen laufen parallel. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Vereine, Händler und Technik verbindlich einplanst. Danach folgen Genehmigung, Standaufteilung, Auftrittszeiten, Helfer und die Information an alle Beteiligten. Die Checkliste umfasst 76 Aufgaben und 75 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag weder Notenpulte noch Wechselgeld, Kabel oder gekühlte Getränke fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Musikvereine ansprechen
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Marktstände ansprechen
2 Personen
Markthändler anmelden
2 Personen
Auftrittszeiten einteilen
2 Personen
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
Lichtanlage reservieren
Marktstandreservierung vornehmen
Müllcontainer reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan verteilen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Auftrittsinformationen versenden
Marktaufteilung versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Kontaktliste ausdrucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Snacks ausgeben
3 Personen
Marktstandbetreiber empfangen
3 Personen
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Programm ankündigen
Musikauftritte betreuen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung einschalten
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Marktstandbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Marktstände abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Abfallcontainer abholen lassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
NotenpulteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe
ServierplattenAnz. 8
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
ArmbänderAnz. 500
BonrollenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
NamensschilderAnz. 30
KlebestreifenAnz. 6
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
StifteAnz. 12
DruckpapierAnz. 500
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 14
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Tipps

Kläre Veranstaltungsort und Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Zufahrten für Marktstände und den Platz für Bühne, Zelte und Müllcontainer.
Bestätige Musikvereine und Markthändler nicht nur mündlich. Verschicke spätestens 2 Wochen vor dem Musikmarkt die Auftrittsinformationen, Standaufteilung, Lageplan und verbindlichen Zeiten.
Plane Technik und Beleuchtung für den Außenbereich getrennt: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Kabeltrommeln und Kabelkanäle gehören ebenso dazu wie LED-Lampen und Außenlampen.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Termin. Teile danach die Freiwilligen ein und gib ihnen einen Ablaufplan mit Einsatzzeit, Aufgabe und Treffpunkt.
Bereite Kasse und Wechselgeld am Vortag vor und kühle Getränke frühzeitig. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle wiederverwendbare Trinkgläser, Teller und Besteck an mehreren Ausgabestellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Musikmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Genehmigung. Musikvereine, Markthändler und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.
Was braucht man für einen Musikmarkt?: Du brauchst unter anderem Marktstände, Partyzelte, Tische, Stühle, Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Beleuchtung. Für die Versorgung kommen Gläser, Tassen, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen und Eisbehälter hinzu.
Wann soll der Ablaufplan für den Musikmarkt verschickt werden?: Verschicke Ablaufplan, Lageplan, Auftrittszeiten und Marktaufteilung spätestens 14 Tage vor dem Musikmarkt. So können Vereine, Händler und Helfer Rückfragen klären und Anreise sowie Aufbau planen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Musikmarkt?: Lege das Wechselgeld nach den erwarteten Barverkäufen fest und bereite es spätestens am Vortag vor. Eine praktische Aufteilung enthält viele kleine Scheine und Münzen, damit die ersten 2 bis 3 Verkaufsstunden ohne Engpass laufen.

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