Muziekmarkt organiseren: checklist en planning
Een muziekmarkt combineren met optredens en marktkramen vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, programma, locatie en vergunning vast; bevestig daarna verenigingen, marktkramers en materiaal. In de laatste week komen de plattegrond, optreedtijden, vrijwilligers en publieksinformatie samen. Controleer op de dag zelf niet alleen de geluidsapparatuur, maar ook stroom, kabelveiligheid, verlichting, koeling, kassa en wisselgeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding en uitvoering overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Muziekverenigingen benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Marktkramers benaderen
2 personen
Marktkramers inschrijven
2 personen
Optreedtijden indelen
2 personen
Locatie en vergunning controleren
2 personen
Reservering geluidsapparatuur maken
Reservering marktkramen maken
Reservering afvalcontainers maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Optreedinformatie versturen
Marktindeling versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Contactlijst afdrukken
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Marktkramers ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Publieksentree openen
3 personen
Programma aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting inschakelen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Marktkramers uitchecken
2 personen
Nazorg
Marktkramen afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afvalcontainers laten ophalen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
- Podiumdelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergbakkenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-boxenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Kabelgotenaantal 10
- Gaffer tapeaantal 6
- Portofoonsaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Steekwagensaantal 2
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslingersaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
- Servicedienbladenaantal 8
- Kassa'saantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Polsbandjesaantal 500
- Bonrollenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 20
- Naambordjesaantal 30
- Plakstripsaantal 6
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Stiftenaantal 12
- Printpapieraantal 500
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 14
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetlintaantal 6
- Antislipmattenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Tips
- Bevestig optredens en marktkramers uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Vraag meteen naar aankomsttijd, benodigde ruimte, stroomaansluiting en dieetwensen, zodat de marktindeling niet op het laatste moment verandert.
- Plan de technische opbouw minstens 3 uur voor het eerste optreden. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons en DI-boxen met de muzikanten; leg kabels daarna vast met kabelgoten en gaffer tape.
- Maak de plattegrond op basis van de echte maten van de marktkramen, partytenten en podiumdelen. Houd doorgangen vrij en wijs een aparte plek aan voor afvalcontainers, kassa, catering en materiaal dat niet voor bezoekers bedoeld is.
- Stuur draaiboek, optreedinformatie en marktindeling uiterlijk 5 dagen vooraf naar verenigingen, marktkramers en vrijwilligers. Zet per onderdeel één contactpersoon en een meldtijd, zodat vragen niet allemaal bij de organisator terechtkomen.
- Koel dranken en zet koffie- en waterpunten pas klaar nadat de opbouw is gecontroleerd. Tel herbruikbare drinkglazen, kopjes, borden en bestek vooraf en leg kassa en wisselgeld apart van de voorraad klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunning. Benader muziekverenigingen en marktkramers direct daarna; reserveer geluidsapparatuur, marktkramen en afvalcontainers uiterlijk 4 tot 6 weken voor de markt.
- Wanneer moet ik de optredens van een muziekmarkt indelen?
- Maak de voorlopige optreedtijden ongeveer 3 weken vooraf en bevestig ze uiterlijk 5 dagen voor het evenement. Plan tussen optredens voldoende tijd voor wisselen, soundcheck en eventuele verplaatsing van muzieklessenaars of microfoonstatieven.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekmarkt?
- Reken op minstens 3 uur voor de technische opbouw en 2 tot 3 uur voor marktkramen, tenten, tafels en publieksruimte. Doe de geluidscheck vóór bezoekers arriveren en controleer daarna stroom, verlichting, kabels en doorgangen.
- Wat moet ik een week voor een muziekmarkt controleren?
- Controleer 5 tot 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling, plattegrond, vergunning en reserveringen. Stuur dan ook het draaiboek, de optreedtijden en de marktindeling, zodat betrokkenen nog tijd hebben om fouten te melden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!