Organiser un Marché de la musique sans rien oublier

Un Marché de la musique combine des prestations musicales, des stands de marché et un accueil du public. Pour éviter les urgences de dernière minute, avance dans l’ordre : date et programme, artistes et exposants, lieu et autorisations, matériel, communication, puis installation. Prévois aussi les besoins moins visibles, comme les horaires de passage, les branchements sécurisés, la monnaie et le refroidissement des boissons. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 75 fournitures nécessaires au déroulement de la journée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter des associations musicales
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
Inscrire les exposants du marché
2 personnes
Répartir les horaires de passage
2 personnes
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
Faire une réservation de matériel sonore
Créer la réservation des stands du marché
Réserver des conteneurs à déchets
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer le déroulé
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Envoyer les informations de prestation
Envoyer le plan du marché
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste de contacts

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Annoncer le programme
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Allumer l’éclairage
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Encaisser les exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands du marché
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Faire enlever les bennes à déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Pupitres de musiqueqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Ruban gafferqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Carafesqté 4
Bacs de rangementqté 12

Catering

Courses
Plateaux de serviceqté 8
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 500
Bobines de ticketsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 30
Bandes adhésivesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Marqueursqté 12
Papier d’impressionqté 500
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 14
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Bloque le programme avant de communiquer l’événement : confirme chaque prestation, puis répartis les horaires de passage avec une marge d’au moins 15 minutes entre deux groupes pour les changements de plateau.
Ne réserve pas seulement les stands et les tables : prévois aussi les tentes, les chaises, l’éclairage extérieur et les rallonges à enrouleur. Vérifie plusieurs jours avant que les prises et la puissance disponibles correspondent au matériel sonore.
Traite les inscriptions des exposants et recueille les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le Marché. Tu pourras ainsi finaliser le plan du marché, les horaires et les achats sans multiplier les changements.
Prépare un déroulé distinct pour les associations musicales, les exposants et les bénévoles. Distribue-le au moins 48 heures avant l’événement, avec les horaires d’arrivée, les accès et la personne à contacter sur place.
Garde la caisse, la monnaie, les verres réutilisables, les glaçons et les boissons dans une zone accessible mais surveillée. Refroidis les boissons la veille et vérifie la liste des courses avant de partir, plutôt que le matin de l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Marché de la musique ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les associations musicales, les exposants, le lieu, le permis et la réservation du matériel sonore doivent être confirmés avant la communication publique.
Quand confirmer les artistes et les exposants du marché ?: Confirme les prestations et les inscriptions au plus tard 3 semaines avant l’événement. Fixe ensuite les horaires de passage et le plan des stands, puis envoie les informations définitives 7 jours avant.
Quel matériel prévoir pour les prestations musicales ?: Prévois au minimum des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI, des rallonges et des multiprises. Ajoute du gaffer et des goulottes pour sécuriser les câbles avant l’arrivée du public.
Quand préparer les boissons et les achats ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons la veille. Prépare les en-cas, la vaisselle, la caisse et la monnaie le jour même, assez tôt pour terminer avant l’installation du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.