Checklist para organizar un mercado de la cosecha

Un mercado de la cosecha reúne expositores, productos frescos y visitantes, pero necesita bastante coordinación antes de abrir. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto: primero fecha, ubicación y permisos; después proveedores, puestos, pagos y logística. En los últimos días tendrás que cerrar entregas, revisar la electricidad, preparar el efectivo y comprobar el tiempo. También encontrarás tareas que suelen quedarse para el final, como enfriar las bebidas, organizar las cajas y dejar lista la información de acceso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la ubicación del mercado
Solicitar los permisos necesarios
Contactar a los proveedores
2 personas
Confirmar a los expositores del mercado
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Hacer el plano de montaje
2 personas
Definir el método de venta y pago
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Preparar la información de ruta y aparcamiento
Publicar el programa
Planificar las entregas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Colgar el material promocional
2 personas
Retirar dinero en efectivo
Recoger los materiales
3 personas
Comprar alimentos frescos
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar los puestos del mercado
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar los puestos del mercado
8 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Dar instrucciones al equipo de servicio
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet y las mesas
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la iluminación
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Lavar la vajilla reutilizable
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mantelescant. 20
Taburetescant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cajas de cajacant. 3
Datáfonoscant. 3
Megáfono de mano
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Parrillas de contactocant. 2
Lámparas con bateríacant. 10
Carros de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de aluminiocant. 20
Contenedores de alimentoscant. 12

Vajilla

Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Vasoscant. 160
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 16

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pacas de pajacant. 20
Cajas de madera para frutacant. 30
Pizarrascant. 16
Rotuladores de tizacant. 12
Centros de mesa floralescant. 12
Señales de orientación de maderacant. 8
Soportes para etiquetas de precioscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Faroles LEDcant. 16
Bateríascant. 32

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de plásticocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y los permisos con varias semanas de margen. Sin esa confirmación no conviene publicar el programa ni enviar las invitaciones, porque cualquier cambio afecta a expositores y visitantes.
Confirma a cada expositor antes de asignar los puestos definitivamente. Pide también sus necesidades de electricidad y preferencias dietéticas para evitar cambios durante el montaje.
Dibuja el plano de montaje con antelación e indica carpas, puestos, mesas, circulación y puntos de electricidad. Reserva cables alargadores y regletas suficientes, pero no conectes equipos sin comprobar la carga disponible.
Define el método de venta y pago antes del día del mercado. Prepara las cajas registradoras, los datáfonos y el cambio; retirar el efectivo el mismo día deja poco margen si falta dinero de baja denominación.
Haz una última revisión 24 horas antes: pronóstico, entregas, alimentos frescos, bebidas, aperitivos y materiales. Enfría las bebidas con tiempo y deja preparados los termos, bandejas y contenedores para servir sin retrasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de la cosecha?: Empieza al menos entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la ubicación, solicitar permisos, confirmar expositores y publicar el programa sin trabajar con fechas provisionales.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores del mercado?: Procura cerrar la lista entre 3 y 4 semanas antes. Después asigna los puestos y pide las necesidades de electricidad, mobiliario y alimentación para poder terminar el plano de montaje.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado?: Deja listas las cajas y el cambio, enfría las bebidas, revisa las entregas y compra los alimentos frescos. También conviene comprobar el pronóstico y reunir todos los materiales para no buscarlos durante el montaje.
¿Cuándo se debe revisar la electricidad y el plano de montaje?: Comprueba los puntos de electricidad y termina el plano al menos 7 días antes. Así puedes corregir la distribución, conseguir cables o regletas y avisar a los expositores de su puesto definitivo.

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