Erntemarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntemarkt braucht mehr Vorlauf als nur Stände und regionale Produkte. Zuerst stehen Termin, Standort, Programm und Genehmigungen fest, danach folgen Anbieter, Anmeldungen und die Aufteilung der Standplätze. In der letzten Woche prüfst du Lieferungen, haltbare Vorräte, Strom und Zahlungsarten. Kurz vor dem Start zählen gekühlte Getränke, frische Einkäufe, Wechselgeld und ein belastbarer Plan für Regen oder Wind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Marktstandort reservieren
Benötigte Genehmigungen beantragen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Marktstandbetreiber bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Einrichtungsplan erstellen
2 Personen
Verkaufs- und Zahlungsart festlegen
2 Personen
Standplätze einteilen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen erstellen
Programm veröffentlichen
Lieferungen planen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Werbematerial aufhängen
2 Personen
Bargeld abheben
Materialien abholen
3 Personen
Frische Einkäufe besorgen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände inspizieren
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufstellen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Marktstände einrichten
8 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Serviceteam einweisen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische im Blick behalten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Mehrweggeschirr abwaschen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 16
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 20
HockerAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
Handmegafon
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KontaktgrillsAnz. 2
Akku-LampenAnz. 10
SackkarrenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AluminiumschalenAnz. 20
LebensmittelbehälterAnz. 12

Geschirr

TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 80
GläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 16

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
StrohballenAnz. 20
HolzobstkistenAnz. 30
KreidetafelnAnz. 16
KreidestifteAnz. 12
TischblumenarrangementsAnz. 12
HolzwegweiserAnz. 8
PreisschildständerAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 16
BatterienAnz. 32

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
KunststoffbesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Stromanschlüsse nicht erst nach der Standplanung. Rechne dafür mehrere Wochen Vorlauf ein und halte fest, welcher Stand welchen Anschluss benötigt.
Lege Standplätze nach Waren und Besucherstrom fest: Verkaufsstände, Sitzbereiche und Programmflächen sollten sich nicht gegenseitig blockieren. Ein einfacher Einrichtungsplan verhindert spätere Umzüge.
Bestätige Marktstandbetreiber und Lieferanten spätestens 7 Tage vor dem Termin erneut. Lass dir Lieferzeit, benötigte Stellfläche und Strombedarf schriftlich geben.
Plane die Kasse mit mindestens einer Kassenbox, einem Kartenlesegerät und ausreichend Wechselgeld pro Verkaufsbereich. Prüfe die Geräte am Vortag und lade sie vollständig auf.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Markt in Kühlboxen vor und erledige frische Einkäufe am Veranstaltungstag. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und passe Zelte, Beleuchtung und Sitzplätze entsprechend an.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Erntemarkt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Standortreservierung, Genehmigungen, Anbieter und Lieferanten brauchen meist mehr Zeit als Einkauf und Aufbau.
Was muss ich eine Woche vor dem Erntemarkt erledigen?: Bestätige alle Standbetreiber und Lieferungen, bearbeite offene Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche. Prüfe außerdem den Einrichtungsplan, die Einkaufsliste, Stromanschlüsse und die veröffentlichten Routen- und Parkinformationen.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Erntemarkt?: Plane pro Kassenbox mindestens 100 bis 150 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein, abhängig von den Preisen. Teile das Geld auf die Verkaufsbereiche auf und halte eine Reserve separat bereit.
Wann soll ich Getränke und frische Lebensmittel einkaufen?: Haltbare Produkte kannst du 3 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Lebensmittel kaufst du am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend; Getränke sollten einige Stunden vor Beginn gekühlt werden.

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