Checklist pour organiser un marché des récoltes

Un marché des récoltes demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut verrouiller la date, le lieu et les autorisations, puis coordonner les fournisseurs, les livraisons, les stands et les paiements. Cette checklist de 67 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’aux boissons fraîches, à la monnaie et au matériel récupéré le jour du marché. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : alimentation électrique, stationnement, besoins alimentaires et météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu du marché
Demander les autorisations nécessaires
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Confirmer les exposants du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Élaborer le plan d’aménagement
2 personnes
Définir le mode de vente et de paiement
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Publier le programme
Planifier les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
Retirer de l'argent liquide
Récupérer le matériel
3 personnes
Acheter des courses fraîches
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aménager les stands du marché
8 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer l'équipe de service
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
6 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Laver la vaisselle réutilisable
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 20
Tabouretsqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Mégaphone à main
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Grills de contactqté 2
Lampes sur batterieqté 10
Diablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux en aluminiumqté 20
Conteneurs alimentairesqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Verresqté 160
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 20
Caisses en bois pour fruitsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 16
Marqueurs craieqté 12
Compositions florales de tableqté 12
Panneaux directionnels en boisqté 8
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 16
Pilesqté 32

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais en plastiqueqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu, puis demandez les autorisations nécessaires avant de confirmer les fournisseurs et les exposants. Prévoyez plusieurs semaines pour les réponses administratives.
Attribuez chaque emplacement sur un plan avant de publier le programme. Indiquez les accès pour les livraisons, le stationnement et les points d’alimentation afin d’éviter les changements de dernière minute.
Décidez à l’avance si les ventes se feront en espèces, par terminal de paiement ou avec les deux. Retirez l’argent liquide, préparez les caisses et la monnaie, puis testez les terminaux avant l’ouverture.
Ne gardez pas les achats frais pour le matin même : achetez les produits longue conservation en premier, puis les courses fraîches près de l’événement. Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’arrivée des exposants.
Vérifiez la météo au plus tard la veille et contrôlez les tentes, l’éclairage sur batterie, les rallonges et les multiprises. Les diables, glacières et contenants alimentaires sont aussi à prévoir pour déplacer et conserver les produits.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché des récoltes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et demandez les autorisations, puis confirmez les fournisseurs et les exposants avant de publier le programme.
Quand faut-il confirmer les exposants du marché ?: Essayez d’obtenir les confirmations au moins 3 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de répartir les emplacements, de recueillir les besoins alimentaires et de finaliser les informations pratiques.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits longue conservation quelques jours à l’avance. Les produits frais peuvent être achetés la veille ou le matin même, tandis que les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer les stands ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour installer les tentes, tables, chaises, caisses et points de paiement. Ajoutez une vérification finale avant l’arrivée du public pour tester l’électricité, les accès et le matériel.

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