Checklist para organizar un mercadillo navideño en un camping

Un mercadillo navideño en un camping necesita coordinar puestos, visitantes, proveedores y servicios en un espacio normalmente abierto. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados con antelación los permisos, la distribución y las necesidades eléctricas. La semana anterior conviene confirmar vendedores, compras, menús y voluntarios. El día del mercado, revisa primero el recinto, monta las carpas y comprueba iluminación, alimentos, aseos y caja antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir el recinto del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar las entregas con los vendedores
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Comprobar permisos y normas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plano
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Hacer menús
2 personas
Recoger efectivo
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Fijar los portatarimas
Inspeccionar el recinto y los aseos
2 personas
Recibir los víveres
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar tarjetas de stand
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Encender las luces de Navidad
Preparar la sopa y el vino caliente
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Preparar los puntos de pago
2 personas
Reponer los baños
Realizar el control de apertura
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener la comida caliente
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener limpia la plaza del mercado
2 personas
Poner música navideña
Anunciar la última venta
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Tablones del puestocant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Manteles rojoscant. 12
Etiquetas de preciocant. 40
Carteles del menúcant. 8
Señales direccionalescant. 10
Conoscant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Tazones para sopacant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Porta-servilletascant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Ollas para sopacant. 2
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Terminales de pagocant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Cucharones para sopacant. 4
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Bolsas isotérmicascant. 6
Caja para efectivo
Cargadores para terminales de pagocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 2
Sets de escobacant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Guantes de gomacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Seguridad

Extintorescant. 4
Mantas ignífugascant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los puestos al menos 7 días antes y envía el plano a cada vendedor. Así puedes detectar a tiempo necesidades de espacio, mesas o electricidad.
Comprueba los puntos de electricidad y prueba la iluminación antes de abrir. Las guirnaldas, lámparas LED y cables alargadores deben quedar protegidos con alfombrillas para evitar tropiezos.
Pide las preferencias dietéticas y confirma las entregas con los vendedores entre 3 y 5 días antes. Guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen y no los dejes a temperatura ambiente durante el montaje.
Prepara precios, menús y señales direccionales antes del día del mercado. Lleva la caja registradora con cambio listo y recoge el efectivo en un punto definido, en lugar de improvisarlo durante la venta.
Asigna los voluntarios por turnos y dales tareas concretas para montaje, aseos, orientación y desmontaje. Haz una inspección final del recinto, los baños, los conos y la cinta de balizamiento antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño en un camping?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, contactar con los puestos y revisar permisos. Deja cerrados vendedores, distribución y compras como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo navideño?: Confirma las inscripciones y la distribución al menos una semana antes. Pide entonces los requisitos de electricidad, mobiliario y preferencias dietéticas para evitar cambios durante el montaje.
¿Cuándo se monta un mercadillo navideño al aire libre?: Monta carpas, puestos y mesas el mismo día con varias horas de margen, según el tamaño del recinto. La iluminación, los cables y los puntos de venta deben probarse antes de recibir al público.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para un mercadillo navideño?: Calcula las cantidades según las inscripciones y el programa, y añade un margen del 10 % para consumibles como vasos, tazas, platos y cubiertos. Confirma las entregas entre 3 y 5 días antes y revisa la compra al recibirla.

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