Checklist pour organiser un marché de Noël au camping

Un marché de Noël au camping demande une préparation répartie sur plusieurs semaines, surtout si les exposants, les livraisons et les installations partagent le même site. Commencez par fixer la date et le programme, puis organisez les stands, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à confirmer les participants, commander les courses et vérifier les autorisations. Le jour J, prévoyez du temps pour l’éclairage, la monnaie, les produits frais, les toilettes et le montage des tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le site du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner les livraisons avec les vendeurs
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les permis et les règles
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le plan
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Récupérer l’argent liquide
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Confirmer les exposants
Inspecter le site et les toilettes
2 personnes
Réceptionner les courses
2 personnes
Ranger les produits frais
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les cartons de stand
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Allumer les guirlandes de Noël
Préparer la soupe et le vin chaud
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Préparer les points de paiement
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les aliments au chaud
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Planches de standqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappes rougesqté 12
Étiquettes de prixqté 40
Panneaux de menuqté 8
Panneaux de directionqté 10
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Porte-serviettesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Louches à soupeqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de stockageqté 12
Sacs isothermesqté 6
Caisse d'espèces
Chargeurs de terminaux de paiementqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Sets de balaiqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Donnez aux exposants une date limite d’inscription et confirmez ensuite l’emplacement de chaque stand par écrit.
Faites un plan du camping avec les stands, les points d’alimentation, les toilettes et les passages. Imprimez-en plusieurs exemplaires : un pour l’accueil, un pour les bénévoles et un pour les exposants.
Testez tout l’éclairage avant l’ouverture, y compris les rallonges, multiprises et passe-câbles. Prévoyez des lampes à piles pour les zones où aucun branchement fiable n’est disponible.
Commandez les produits frais après avoir recueilli les besoins alimentaires et réceptionnez-les le jour prévu. Rangez immédiatement les aliments qui doivent rester au frais afin d’éviter une attente de plusieurs heures.
Préparez la caisse et la monnaie avant l’arrivée du public, puis attribuez les bénévoles par créneaux. Gardez une personne disponible pour les imprévus : livraison en retard, câble à déplacer ou stand à réinstaller.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au camping ?: Prévoyez au minimum 6 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, contacter les exposants, traiter les inscriptions, vérifier les règles et organiser les livraisons.
Quand faut-il confirmer les exposants et les emplacements des stands ?: Confirmez les exposants environ 2 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions traitées. Envoyez le plan final et les consignes de livraison au plus tard 7 jours avant.
Quand vérifier l’éclairage et les branchements du marché de Noël ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet le jour du montage. Vérifiez chaque rallonge, multiprise, lampe et passe-câble avant l’arrivée du public.
Quelle quantité de monnaie prévoir pour la caisse ?: Préparez la monnaie au moins 24 heures à l’avance, avec surtout des pièces et des petites coupures. Répartissez-la dans une caisse principale et une réserve séparée pour éviter de manquer de monnaie pendant les premières heures.

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