Checklist para organizar un maratón musical sin imprevistos
Un maratón musical necesita más coordinación que una actuación aislada: hay que encadenar artistas, cambios de equipo, pausas y atención al público durante varias horas. Esta checklist reúne las 50 tareas y 37 materiales del plan, desde reservar el lugar y cerrar el programa hasta la prueba de sonido y el montaje del bufé. Empieza por los compromisos que bloquean el resto, como el espacio, los músicos y los derechos de música. El día del evento, trabaja con horarios impresos y una persona pendiente de cada cambio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Crear el programa y el horario
2 personas
Contratar músicos y DJs
2 personas
Comprobar los derechos de música
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Reunir archivos de música
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio y las salidas de emergencia
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé y la barra
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Anunciar la apertura
Realizar el programa musical
3 personas
Coordinar los cambios de artistas
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Anunciar el último número
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Portátil
- Atrilescant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 30
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Jarras de servircant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Pósters de músicacant. 12
- Globoscant. 80
- Cinta de balizamientocant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregonacant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Alfombrillas para cablescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el horario antes de enviar las invitaciones: incluye la duración de cada actuación, los descansos y al menos 15 minutos entre artistas para cambiar micrófonos, atriles o conexiones.
- Pide los requisitos técnicos y la información de cada artista con varios días de margen. Así sabrás si necesitas cajas DI, soportes de micrófono, cables adicionales o una entrada concreta en la mesa de mezclas.
- Haz la prueba de sonido con todos los músicos presentes y reserva entre 60 y 90 minutos antes de abrir el lugar. Comprueba también el portátil, los archivos de música, los micrófonos inalámbricos y las baterías de repuesto.
- No dejes la comida y las bebidas para la última hora: llena las neveras portátiles antes de abrir, prepara el bufé con bandejas y jarras de servir, y calcula aproximadamente dos o tres bebidas por persona durante la primera hora.
- Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes el mismo día, y revisa las salidas de emergencia antes de colocar mesas, sillas, mesas altas o decoración. Despeja por completo la zona del escenario para que los cambios de artistas sean rápidos y seguros.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón musical?
- Empieza al menos entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contratar músicos o DJs y comprobar los derechos de música. Deja la última semana para confirmar horarios, preferencias dietéticas, requisitos técnicos y asistentes.
- ¿Cuánto tiempo debe durar una prueba de sonido?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la apertura, especialmente si participan varios artistas. Incluye una comprobación de cada micrófono, instrumento, archivo de música, altavoz y monitorización disponible.
- ¿Cuánto espacio se necesita para un maratón musical?
- Calcula una zona de escenario despejada de al menos 3 por 4 metros para una formación pequeña y añade espacio para altavoces, mesa de mezclas y circulación. Revisa las salidas de emergencia antes de distribuir las mesas y las sillas.
- ¿Cuánta bebida debo comprar para un maratón musical?
- Como punto de partida, calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de una bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua, café y margen extra si el programa dura más de cuatro horas.
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