Checklist voor een muziekmarathon organiseren
Een muziekmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een geluidsinstallatie regelen. Je plant een doorlopend programma, verzamelt technische wensen en zorgt dat artiesten, bezoekers en crew weten waar ze moeten zijn. Begin enkele weken vooraf met locatie, tijdschema en bevestigingen; controleer op de dag zelf vooral stroom, geluid, nooduitgangen en pauzemomenten. Deze checklist zet de voorbereiding en opbouw in een praktische volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Programma en tijdschema maken
2 personen
Muzikanten en dj's vastleggen
2 personen
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte en nooduitgangen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en bar inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Opening aankondigen
Muziekprogramma uitvoeren
3 personen
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee aanvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste nummer aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Laptop
- Muziekstandaardsaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelbindersaantal 30
Verlichting
- Ledspotsaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 3
- Reservebatterijenaantal 24
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
- Schenkkannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Muziekpostersaantal 12
- Ballonnenaantal 80
- Afzetlintaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Kabelmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en plan per artiest minstens 10 minuten wisseltijd. Zo blijft er ruimte voor aansluiten, stemmen en een korte pauze zonder dat het schema direct uitloopt.
- Vraag technische wensen uiterlijk 7 dagen vooraf op. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, instrumenten en aansluitingen, zodat je het mengpaneel en de bekabeling vooraf kunt controleren.
- Regel muziekbestanden en rechten vóór je de definitieve communicatie verstuurt. Bewaar de bestanden op een laptop én op een tweede medium; een vergeten adapter of beschadigd bestand kan anders een optreden stilleggen.
- Plan voor een lange muziekdag eten en drinken in vaste momenten. Reken per aanwezige op minimaal twee drankjes in het eerste uur en zet hapjes klaar voordat de eerste soundcheck begint, zodat de bar niet tijdens een optreden moet worden ingericht.
- Wijs één persoon aan voor het draaiboek en één voor de techniek. Laat de geluidscheck minstens 60 minuten vóór de opening starten en controleer dan ook nooduitgangen, kabels op looproutes en de bezoekerslijst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, muzikanten en het programma. Verzamel technische wensen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een muziekmarathon?
- Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, podiumzone, geluidsinstallatie en verlichting. Begin de geluidscheck minstens 60 minuten vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een muziekmarathon?
- Het aantal hangt af van de optredens, maar tel per gelijktijdige zang- of spraakpositie één microfoon. Vraag artiesten uiterlijk een week vooraf naar hun bezetting en houd minstens één draadloze microfoon achter de hand voor aankondigingen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muziekmarathon?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de geplande duur en pauzes. Koel een eerste voorraad vooraf en vul koelboxen bij voordat het programma begint.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!