Organiser une marathon musical sans rien oublier

Une marathon musical enchaîne les artistes, les morceaux et les temps de pause : le moindre retard technique se répercute sur toute la journée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au dernier contrôle des micros. Prévoyez un programme minuté, confirmez les besoins de chaque intervenant et testez le son avant l’arrivée du public. Les invitations, les inscriptions, le buffet et les issues de secours doivent aussi être suivis comme la partie musicale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Réserver les musiciens et les DJ
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Exécuter le programme musical
3 personnes
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Annoncer le dernier numéro
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Affiches de musiqueqté 12
Ballonsqté 80
Ruban de balisageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavageqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme plusieurs semaines à l’avance et demandez à chaque musicien ses fichiers, horaires d’arrivée et besoins techniques. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux passages pour absorber les changements de plateau.
Faites l’inventaire des connexions avant le montage : microphones sans fil, pieds de micro, boîtiers DI, rallonges, multiprises et serre-câbles. Prévoyez au moins une solution de rechange pour les piles et les câbles indispensables.
Effectuez la vérification du son avant l’ouverture des portes, avec chaque microphone et chaque source musicale réellement utilisés. Un test de 30 à 45 minutes évite de découvrir un problème pendant le premier passage.
Préparez les documents imprimés en deux exemplaires : déroulé, liste des visiteurs et informations sur les artistes. Une copie doit rester à l’accueil et une autre près de la régie ou de la scène.
Organisez le buffet et le bar avant l’arrivée du public, puis remplissez les glacières et les thermos juste avant le début. Les verres, tasses, assiettes, couverts et carafes partent plus vite que prévu lors des longues pauses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marathon musical ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les artistes, de vérifier les droits musicaux, d’envoyer les invitations et de recueillir les besoins alimentaires et techniques.
Quand faut-il faire la vérification du son ?: Faites-la le jour même, au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes. Réservez ensuite 15 à 20 minutes pour corriger les niveaux ou remplacer une pile, un câble ou un microphone.
Combien de temps prévoir entre deux artistes ?: Gardez 15 minutes entre deux passages courts et 20 à 30 minutes si le matériel ou la zone du podium doit être réinstallé. Indiquez ces transitions dans le déroulé imprimé pour que toute l’équipe suive le même rythme.
Quand envoyer les invitations pour une marathon musical ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant afin de confirmer les visiteurs, les besoins alimentaires et les quantités du buffet.

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