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Musikmarathon organisieren: die komplette Checkliste

Ein Musikmarathon braucht mehr als gebuchte Musiker: Programm, Technik, Verpflegung und ein genauer Ablauf müssen zusammenpassen. Reserviere die Location früh und kläre Musikrechte, Anforderungen der Künstler und Anmeldungen, bevor du den Zeitplan festlegst. Am Veranstaltungstag zählen feste Uhrzeiten für Aufbau, Soundcheck, Einlass und Pausen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit Kabel, Mikrofone, Besucherliste und Getränke nicht erst kurz vor Beginn auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Musiker und DJs buchen

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum und Notausgänge prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Musikprogramm durchführen

    3 Personen

  • Künstlerwechsel begleiten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Letzte Nummer ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ausrüstung zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • NotenständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10
  • AusgießkannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • MusikplakateAnz. 12
  • BallonsAnz. 80
  • AbsperrbandAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KabelmattenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zeitplan spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Plane zwischen den Auftritten mindestens 15 Minuten für Umbau, Stimmen und einen kurzen Technikcheck ein.
  • Frage technische Anforderungen und Künstlerinformationen gesammelt ab, sobald die Musiker gebucht sind. So weißt du früh, wie viele Mikrofone, DI-Boxen, Notenständer und Anschlüsse benötigt werden.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein. Beschallungsanlage, Mischpult, Funkmikrofone und Beleuchtung sollten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
  • Bereite Besucherliste, Drehbuch und Musikdateien spätestens am Vortag vor und drucke wichtige Unterlagen doppelt aus. Ein Laptop allein reicht nicht, wenn Akku, Datei oder Verbindung ausfällt.
  • Kühle Getränke frühzeitig und richte Buffet und Bar mindestens 45 Minuten vor dem Einlass ein. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und halte passende Snacks getrennt bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Musikmarathon organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Musikern und Programm. Musikrechte, Anmeldungen und technische Anforderungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikmarathon?
Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Bühne, Beschallung, Beleuchtung und Soundcheck ein. Bei mehreren Acts oder unbekannter Technik sind 4 Stunden realistischer.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Musikmarathon?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser bereitstellen.
Wann sollte ich Einladungen für einen Musikmarathon verschicken?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze den Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Besucherliste, Verpflegung und Sitzordnung rechtzeitig vorbereiten.

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