Checklist para organizar un maratón de preguntas

Un maratón de preguntas necesita más preparación que reunir preguntas y formar equipos. Primero define el formato y las rondas; después organiza inscripciones, preferencias alimentarias y distribución de los equipos. En los días previos, revisa el material, prueba el sonido y confirma la información enviada a los participantes. El mismo día, reserva tiempo para recoger las llaves, montar las mesas numeradas, preparar las hojas de respuesta y dejar listas las bebidas, el café y los aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Definir el formato del concurso
2 personas
Preparar las rondas del concurso
3 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Registrar respuestas
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Imprimir el material del quiz
2 personas
Preparar fragmentos de música
Recoger las llaves del recinto
Llevar los materiales a la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar las mesas del quiz
2 personas
Preparar los formularios de respuesta
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de información

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar la ronda del quiz
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar pausas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Anotar los marcadores parciales
2 personas
Anunciar al ganador
Entregar premios
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Devolver las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 48
Mantelescant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Material del quiz

Preguntas del quizcant. 8
Hojas de respuestacant. 80
Hojas de puntuacióncant. 8
Bolígrafoscant. 60
Platos redondoscant. 8
Tarjetas de respuestacant. 8
Panel del jurado
Premioscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cuencos de serviciocant. 12
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchilloscant. 4

Decoración

Números de mesacant. 8
Cartel de bienvenida
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define el formato y el número de rondas antes de revisar las preguntas. Así puedes calcular cuántas hojas de respuesta, hojas de puntuación y fragmentos de música necesitarás.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta entonces por las preferencias dietéticas. Comprar después de conocer el número final evita quedarse corto con aperitivos, vasos y bebidas.
Haz una prueba completa del sonido y la proyección al menos 2 horas antes de recibir al público. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas.
Numera las mesas antes de que lleguen los participantes y prepara en cada una los bolígrafos, las hojas de respuesta y las tarjetas necesarias. La distribución de equipos será mucho más rápida si ya está decidido dónde se sienta cada grupo.
Prepara una mesa de información para la recepción y deja visibles las instrucciones del concurso. Enfría las bebidas y prepara café y té antes de abrir las puertas, porque durante la bienvenida tendrás poco tiempo para hacerlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar un maratón de preguntas?: Reserva al menos 2 horas para el montaje de la sala y las pruebas técnicas. Si también tienes que recoger las llaves, transportar materiales y montar la mesa de información, añade entre 30 y 60 minutos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un maratón de preguntas?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes del concurso. Ese plazo permite preparar la distribución de equipos, enviar la información final y comprar comida y bebida según el número real de participantes.
¿Cuántas hojas de respuesta necesito para un maratón de preguntas?: Prepara una hoja por equipo y por ronda, más un 10 % de reserva. Para 20 equipos y 8 rondas serían 160 hojas, y conviene tener al menos 16 adicionales.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 %. Mantén parte de las bebidas frías en neveras portátiles y repónlas durante los descansos.

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