Checklist para organizar un concurso de preguntas

Organizar un concurso de preguntas requiere algo más que preparar las preguntas. Primero debes cerrar la fecha, el lugar y las inscripciones; después formar los equipos y preparar rondas, respuestas y puntuaciones. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: presentación, proyector, sonido y micrófonos deben probarse antes de que lleguen los participantes. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a tener listos los materiales, las mesas, las bebidas y los aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
Reservar el espacio
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
Seleccionar fragmentos musicales
Preparar la presentación
Preparar los formularios de respuesta
Imprimir material del quiz
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Asignar las mesas del equipo
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el escenario del concurso
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el sonido y los micrófonos
2 personas
Probar la presentación técnica
2 personas
Preparar las hojas de respuesta
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar la iluminación y las rutas de paso

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
Recoger las hojas de respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y snacks
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Presentar resultados parciales
Guiar la ronda final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedirse de los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Archivar el material del concurso
Devolver los objetos prestados
2 personas
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 72
Mesa de presentación
Mesa de registro
Papeleracant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Material del quiz

Hojas de respuestacant. 160
Juego de bolígrafoscant. 80
Hojas de puntuacióncant. 20
Clic de presentación
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Calculadorascant. 4
Premioscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Banner del concurso
Globoscant. 40
Números de mesacant. 12
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Fregaderoscant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Paños de limpiezacant. 8
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y las invitaciones con varias semanas de margen. Deja al menos 7 días para recopilar inscripciones y preferencias dietéticas antes de asignar los equipos.
Prepara las rondas y revisa todas las preguntas antes de imprimirlas. Ten listas las respuestas, las hojas de puntuación y una copia adicional de cada formulario por si se pierde alguno.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, presentación, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoces y micrófonos. Comprueba también los alargadores, las regletas y las baterías de repuesto.
Organiza la sala antes de la llegada del público: coloca las mesas y sillas, asigna una mesa por equipo y deja una mesa de registro junto a la entrada. Prepara las hojas de respuesta y los bolígrafos en cada mesa.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo suficiente para no interrumpir el concurso. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y reserva espacio para vasos, platos, cubiertos y bandejas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de preguntas?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. La distribución de equipos y el material final deberían quedar cerrados al menos 3 días antes.
¿Cuántas preguntas debe tener un concurso de preguntas?: Prepara entre 5 y 8 rondas, con unas 8 a 10 preguntas por ronda, según la duración prevista. Revisa las preguntas y sus respuestas al menos 48 horas antes para corregir errores o ambigüedades.
¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa el día anterior y otra comprobación de 30 minutos el mismo día. Verifica también el cable HDMI, el sonido, la presentación, las baterías y la ubicación de la pantalla.
¿Cuánto material de quiz necesito por equipo?: Prepara una hoja de respuesta y un juego de bolígrafos por equipo para cada ronda, además de hojas de puntuación para quien corrija. Imprime al menos 2 copias extra de cada formulario y lleva rotuladores y una pizarra blanca para mostrar los resultados.

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