Marathon de quiz : la checklist pour tout organiser

Un marathon de quiz demande plus de préparation qu’une simple soirée de questions-réponses. Il faut réserver la salle, construire les manches, vérifier les réponses et prévoir un déroulé qui tient plusieurs heures. La logistique compte autant que le contenu : tables numérotées, formulaires, feuilles de score, projection et son doivent être prêts avant l’arrivée des équipes. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, des premières décisions jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Définir le format du quiz
2 personnes
Composer les manches du quiz
3 personnes
Vérifier les questions du quiz
2 personnes
Consigner les réponses
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer le matériel de quiz
2 personnes
Préparer les extraits musicaux
Récupérer les clés du lieu
Apporter le matériel dans la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les tables du quiz
2 personnes
Préparer les formulaires de réponse
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le stand d’information

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accompagner les équipes aux tables
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Animer le quiz
Recueillir les réponses
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Annoncer les pauses
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Noter les scores intermédiaires
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Remettre les prix
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Nappesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de quiz

Questions du quizqté 8
Formulaires de réponseqté 80
Feuilles de scoreqté 8
Stylosqté 60
Assiettes rondesqté 8
Cartes-réponsesqté 8
Tableau du jury
Prixqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Numéros de tableqté 8
Panneau d’accueil
Guirlandesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant de finaliser les invitations : vérifie qu’elle peut accueillir les tables d’équipes, l’écran de projection et une zone pour le jury. Prévois aussi le temps nécessaire pour récupérer les clés et installer la pièce.
Fixe le format avant d’écrire les questions. Pour un marathon, répartis les manches, indique leur durée et garde une marge d’au moins 15 minutes pour les corrections, les pauses et les éventuels problèmes techniques.
Teste le son et la projection dans la salle, avec les mêmes ordinateurs, rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone que le jour du quiz. Fais également un essai des extraits musicaux à un volume qui reste compréhensible depuis la dernière table.
Clôture les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de former les équipes et d’identifier les besoins alimentaires. Envoie ensuite les horaires, l’adresse, la composition des équipes et ce que les participants doivent apporter.
Prépare le matériel par table plutôt que dans une caisse unique : formulaires de réponse, stylos, cartes-réponses et feuilles de score doivent être comptés avant l’ouverture. Mets les boissons au frais et prépare café, thé et en-cas avant l’accueil pour éviter une pause désorganisée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de quiz ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, composer et vérifier les manches, traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et tester le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un marathon de quiz ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, puis fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes et d’envoyer les informations pratiques.
Quel matériel faut-il tester avant un marathon de quiz ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs portables, les haut-parleurs, le microphone et chaque rallonge au moins 24 heures avant. Refaites un contrôle rapide dès l’installation dans la salle.
Combien de temps prévoir pour l’installation du quiz ?: Comptez environ 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables et les chaises, numéroter les tables, préparer les formulaires, brancher le son et organiser les boissons. Ajoutez 30 minutes si la salle doit être entièrement aménagée.

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