Checklist para organizar un concurso infantil sin olvidos

Organizar un concurso infantil requiere más que preparar las preguntas. Antes del día del evento debes cerrar las inscripciones, formar los equipos, revisar las respuestas y probar el proyector, el micrófono y los altavoces. También conviene separar con tiempo las hojas de respuestas, las tarjetas de puntuación, los premios y los certificados. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la planificación del juego hasta el montaje de las mesas y la recepción de los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el tema y el público objetivo del quiz
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Comprobar las respuestas y la puntuación
2 personas
Elaborar las rondas del concurso y las reglas del juego
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear los equipos y la distribución de las mesas
Confirmar la reserva del lugar
Probar el equipo
2 personas
Crear la presentación del quiz
Imprimir los formularios del quiz
Preparar hojas de respuestas y tarjetas de puntuación
Empaquetar premios y certificados
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos y bocadillos
2 personas
Clasificar el material del quiz

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la mesa del concurso y la mesa de presentaciones
2 personas
Instalar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el micrófono y los altavoces
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los formularios del quiz por equipo
2 personas
Dejar listos los premios y certificados
Recepción de participantes
3 personas
Guiar a los equipos a sus mesas
3 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
Recoger las hojas de respuestas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Repartir premios y certificados
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir bebidas y postre
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recopilar el material del quiz
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesa de registro
Mesa de presentación

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 3

Material del quiz

Hojas de respuestacant. 60
Tarjetas de puntuacióncant. 12
Bolígrafoscant. 60
Lápicescant. 20
Marcador de puntoscant. 2
Tarjetas de respuestacant. 12
Cuadernillo de preguntas del quizcant. 4
Portapapelescant. 12
Premioscant. 12
Certificadoscant. 60

Vajilla

Vasos para bebidascant. 60
Platoscant. 60
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 8
Jarras de servircant. 4
Jarras de cafécant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Cucharonescant. 6
Pinzascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Tarjetas de equipocant. 12
Pegatinas con nombrecant. 60

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 3

Limpieza

Escoba y recogedorcant. 2
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Paños de limpiezacant. 10
Kit de limpieza de baños

Catering

Compras

Consejos

Cierra el tema, las edades y las reglas al menos 2 semanas antes. Prepara las preguntas por rondas y comprueba cada respuesta y puntuación antes de imprimir el cuadernillo.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con 7 días de antelación. Con esos datos podrás formar los equipos y distribuir las mesas sin improvisar el mismo día.
Haz una prueba técnica completa 2 o 3 días antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas. Guarda también una copia de la presentación y de las preguntas.
Clasifica el material del concurso en sobres o cajas separados por ronda. Calcula al menos una hoja de respuestas, un bolígrafo o lápiz y una tarjeta de puntuación por participante, más un 10 % de reserva.
Llega entre 90 y 120 minutos antes para colocar mesas y sillas, montar el registro, preparar las mesas del concurso y de presentaciones, enfriar las bebidas y dejar listos los aperitivos, premios y certificados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso infantil?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para definir el tema, preparar las rondas y enviar las invitaciones. Una semana antes deberían estar cerradas las inscripciones, los equipos y las preferencias dietéticas.
¿Cuántas preguntas debe tener un concurso infantil?: Prepara entre 4 y 6 rondas de 5 a 10 preguntas, según la edad y la duración prevista. Reserva entre 60 y 90 minutos para el juego, incluyendo la explicación de las reglas y la corrección de respuestas.
¿Cuánto material de quiz necesito por niño?: Calcula una hoja de respuestas, un lápiz o bolígrafo y una tarjeta de puntuación por participante. Añade un 10 % extra; para 30 niños, prepara al menos 33 unidades de cada material individual.
¿A qué hora hay que llegar para montar el concurso?: Llega entre 90 y 120 minutos antes de la hora de inicio. Ese margen permite colocar el mobiliario, probar el equipo, montar el registro, preparar las bebidas y ordenar el material por rondas.

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