Checklist para organizar un concurso de arte

Un concurso de arte necesita más preparación que elegir unas cuantas imágenes. Hay que cerrar el lugar y la fecha, preparar rondas con respuestas comprobadas y dejar listos los formularios, equipos y premios. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto, desde las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta la conexión del proyector y la mesa de registro. También contempla los detalles que suelen quedarse para el final: enfriar las bebidas, numerar las mesas y probar el sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha del quiz
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Seleccionar imágenes de arte
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Maquetar las preguntas del quiz
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos para el quiz
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los formularios del quiz
Imprimir formularios de respuesta
Preparar los premios y las reglas del juego
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Agrupar el material del concurso
Probar la técnica
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la presentación del quiz
2 personas
Numerar las mesas del quiz
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 56
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3

Decoración

Carteles de artecant. 12
Manteles runnerscant. 8
Números de mesacant. 8

Material del quiz

Carteles de respuestacant. 8
Bolígrafoscant. 60
Hojas de puntuacióncant. 12
Premioscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 4

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las rondas al menos 7 días antes y comprueba cada respuesta con una segunda fuente. Así puedes maquetar las preguntas y los formularios sin corregirlos a última hora.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 3 días antes. Con ese dato podrás asignar equipos, imprimir la lista de participantes y calcular la compra.
Prepara un juego completo de documentos por mesa y lleva al menos un 10 % de formularios de respuesta y bolígrafos extra. Las hojas de puntuación deben estar separadas de las preguntas para evitar confusiones.
Haz una prueba de portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas 24 horas antes. El día del concurso, conecta la presentación antes de abrir el registro y deja 30 minutos para resolver fallos.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y monta el registro, el bufé y la mesa de bebidas antes de recibir al público. Coloca los números de mesa y agrupa todo el material de cada ronda para no interrumpir el concurso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de arte?: Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y preparar las rondas. Deja la comprobación final de respuestas, la impresión y la prueba técnica para los últimos 7 días.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del concurso de arte?: Cierra las inscripciones 3 días antes del evento. Ese plazo permite recoger preferencias dietéticas, asignar equipos e imprimir la lista de participantes y los formularios.
¿Cuánto material de respuesta necesito por participante?: Prepara un formulario de respuesta por participante y añade un 10 % extra. Lleva también al menos un bolígrafo por persona y varias unidades de reserva en cada mesa.
¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?: Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela al abrir la ubicación. Reserva 30 minutos antes de la llegada de los participantes para conectar la presentación, ajustar el sonido y comprobar los cables.

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