Qué necesitas para organizar un festival de poesía

Un festival de poesía necesita algo más que micrófonos y sillas: el público debe encontrar su sitio, los poetas deben oírse y el servicio de café debe funcionar sin colas. Esta lista reúne el material para preparar el escenario, distribuir a los asistentes y servir bebidas y aperitivos. Calcula las cantidades según el aforo confirmado y revisa el equipo técnico al menos un día antes. Así detectarás a tiempo los cables, adaptadores o soportes que suelen faltar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 120
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Cables HDMIcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 140
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3

Decoración

Pósters de poesíacant. 12
Manteles de algodóncant. 8
Pizarrascant. 4
Jarroncitoscant. 10
Flores cortadascant. 10

Catering

Compras
- Café - 2 kilo
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilo
- Miel - 2 tarros
- Spa Blauw - 8 cajas
- Spa Rood - 3 cajas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Limones - 20 unidades
- Menta - 10 ramos
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Mini sándwiches de queso - 60 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 60 unidades
- Mini sándwiches de pollo - 60 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Hummus - 8 cuencos
- Salsa - 6 frascos
- Aceitunas - 4 frascos
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Pasas - 1 kilo
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Lavavajillas - 2 botellas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón líquido de manos - 4 botellas

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Recepción

Credencialescant. 140
Portabadgescant. 140
Folletos del programacant. 140
Bolígrafoscant. 20
Listas de registrocant. 4
Carteles de flechascant. 10

Artículos de papel

Papel A4
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 6

Consejos

Calcula las sillas para el aforo confirmado y añade un margen del 10 % si esperas inscripciones en la entrada. Reserva también taburetes para lecturas o intervenciones más informales.
Para cada micrófono inalámbrico, prepara un soporte y comprueba las pilas o baterías antes de abrir las puertas. Haz una prueba completa de sonido con al menos 30 minutos de margen.
Lleva un cable alargador y una regleta por cada zona técnica, sin encadenar regletas entre sí. Prueba también el portátil, los cables HDMI y la mesa de mezclas durante el montaje.
Para el café, calcula aproximadamente una taza por persona y deja un termo de reserva por cada 30 asistentes. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca vasos, tazas, platos y cubiertos junto al servicio.
Prepara los programas y las acreditaciones con un día de margen y coloca pizarras visibles para indicar el escenario, los aseos y la zona de café. Los pósters, manteles y flores pueden montarse el mismo día, pero no durante la recepción del público.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un festival de poesía?: Calcula una silla por asistente confirmado y añade un 10 % adicional. Para 100 personas, prepara unas 110 sillas; así cubres inscripciones de última hora y cambios de distribución.
¿Cuánto equipo de sonido hace falta para un recital de poesía?: Como base, reserva un micrófono inalámbrico por poeta que lea al mismo tiempo, más uno de repuesto si el presupuesto lo permite. Necesitarás también altavoces, mesa de mezclas, soportes y cables, y conviene probar todo 30 minutos antes de abrir.
¿Cuánta bebida y café compro para un festival de poesía?: Calcula una taza de café por persona y entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora, ajustando según la duración. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y deja un termo de café listo para reponer.
¿Cuándo debo preparar las compras y los materiales?: Haz la compra de catering y revisa el material entre 24 y 48 horas antes. Imprime programas y acreditaciones el día anterior, y monta sonido, iluminación, mesas y sillas como mínimo 2 horas antes del inicio.

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