Checklist para organizar un festival de food trucks

Un festival de food trucks necesita más que contratar varios puestos de comida. Antes de anunciarlo, debes cerrar la fecha y el lugar, tramitar permisos, comprobar el seguro y confirmar electricidad, aseos y recogida de residuos. Después se coordinan los menús, los alérgenos, las preferencias dietéticas, los proveedores y el personal de apoyo. Esta checklist reúne el orden de trabajo para llegar al día del festival con el plano, los suministros y la información práctica ya resueltos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Seleccionar foodtrucks
2 personas
Contratar food trucks
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Inventariar las necesidades de electricidad
2 personas
Crear la distribución del recinto
2 personas
Reservar puntos de electricidad
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Escribir texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar datos de proveedores
Revisar los menús de los food trucks
2 personas
Solicitar información sobre alérgenos
2 personas
Acordar los plazos de entrega
Dejar definitivo el plano
2 personas
Reclutar voluntarios
Asignar voluntarios
Enviar la información para proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Imprimir acreditaciones y plano
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir los food trucks
3 personas
Probar las conexiones eléctricas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar postes de luz y lámparas
3 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colgar carteles de alérgenos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Distribuir el stock entre los stands
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Confirmar que los food trucks están listos
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Reabastecer los food trucks
3 personas
Servir la comida
4 personas
Repartir bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar mesas y puntos de residuos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar los baños
Reponer existencias
2 personas
Encender la iluminación
Tomar los últimos pedidos
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar los foodtrucks
3 personas
Contar el stock restante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
Limpiar el equipo
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Comprobar y clasificar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Separar los materiales dañados
Dejar el recinto limpio
3 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Almacenar de forma segura el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mostrador de información
Taburetes de barcant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Bandejas para cubiertoscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Extintorescant. 4
Linternas de manocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de cocinacant. 8
Bandejas de aluminiocant. 30
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Carteles del menúcant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Carteles de alérgenoscant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Carteles de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Tapas de cubos de basuracant. 12
Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Pinzas para residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecoscant. 12
Vallas de separacióncant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el recinto y el plano: reserva las tomas de electricidad, ubica los aseos y deja espacio para carpas, mesas, sillas y zonas de paso. Un cambio de distribución en la última semana puede afectar a proveedores y cables.
Pide a cada food truck su menú definitivo y la información de alérgenos con suficiente antelación. Recopila también los datos de contacto y acuerda por escrito los plazos de llegada y entrega.
Calcula la electricidad por equipo, no solo por food truck. Máquinas de café, hervidores, neveras y otros aparatos pueden requerir tomas separadas; prepara alargadores, regletas y cubrecables para evitar recorridos peligrosos.
No dejes la vajilla y los residuos para el último día. Cuenta vasos, platos, cubiertos y tazas reutilizables según la asistencia prevista, y define quién vacía los contenedores durante el festival y quién coordina la recogida final.
Organiza a los voluntarios por turnos y funciones concretas: información, apoyo a proveedores, residuos y orientación de visitantes. Revisa la previsión meteorológica y comunica cualquier cambio antes de que los food trucks salgan hacia el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que contratar los food trucks para un festival?: Intenta cerrar los contratos al menos 6 a 8 semanas antes del festival. Así todavía tendrás margen para comparar menús, pedir la información de alérgenos y ajustar el plano y las necesidades eléctricas.
¿Qué permisos necesita un festival de food trucks?: Depende del recinto y de la normativa local, pero la solicitud debe iniciarse normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Confirma también el seguro exigido y las condiciones específicas para venta de alimentos, electricidad, residuos y ocupación del espacio.
¿Cuánta vajilla reutilizable necesito para un festival de food trucks?: Como punto de partida, calcula 1,5 vasos y 1,5 platos por asistente, además de cubiertos y tazas según los puestos de café o té. Añade al menos un 10 % de reserva para reposición durante las horas de mayor afluencia.
¿Cuándo debo preparar la distribución del recinto?: Haz un primer plano cuando estén confirmados el lugar, los food trucks, la electricidad y los aseos, idealmente 4 semanas antes. Déjalo definitivo entre 7 y 10 días antes, después de revisar proveedores, accesos, cables y previsión meteorológica.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.