Foodtruckfestival organiseren: checklist en planning
Een foodtruckfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen trucks boeken. Je moet tegelijk rekening houden met vergunningen, stroom, wachtrijen, afval, toiletten en informatie over allergenen. Begin met datum en locatie, leg daarna de leveranciers en terreinindeling vast en werk in de laatste weken de bezoekerscommunicatie en briefing uit. Met deze checklist houd je de 77 taken en 55 benodigdheden op volgorde bij, zodat je op de dag zelf niet nog kabels, bekers of dieetgegevens hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Foodtrucks selecteren
2 personen
Foodtrucks contracteren
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
Indeling van terrein maken
2 personen
Stroompunten reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Promotietekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersgegevens verzamelen
Foodtruckmenu's controleren
2 personen
Allergeneninformatie opvragen
2 personen
Leveringsvensters afspreken
Plattegrond definitief maken
2 personen
Vrijwilligers werven
Vrijwilligers indelen
Leveranciersbriefing versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Accreditaties en plattegrond printen
Dranken koelen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Stroomaansluitingen testen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Lichtmasten en lampen plaatsen
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Allergenenborden ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Voorraad over de stands verdelen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Foodtrucks gereed melden
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Foodtrucks bevoorraden
3 personen
Eten uitserveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels en afvalpunten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad aanvullen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Foodtrucks laten afbouwen
3 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein afvalvrij maken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Apparatuur schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen controleren en sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
Locatie schoon opleveren
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersfacturen verzamelen
Restvoorraad veilig opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Infobalie
- Barkrukkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 200
- Herbruikbaar bestekaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Bestekbakkenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Koelkastenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Brandblussersaantal 4
- Handlampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks messenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Opslagbakkenaantal 20
- Keukentangenaantal 8
- Aluminium schalenaantal 30
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 16
- Menubordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Allergenenbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 20
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 12
- Bouwlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalbakdekselsaantal 12
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Hesjesaantal 12
- Afzethekkenaantal 12
- Antislipmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de stroombehoefte per foodtruck uiterlijk 4 weken vooraf vast. Reserveer daarna voldoende stroompunten en gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten zodat looproutes vrij blijven.
- Vraag allergeneninformatie en definitieve menu's minimaal 2 weken vooraf op. Verwerk dieetwensen in één overzicht en leg vast waar bezoekers die informatie bij de infobalie kunnen vinden.
- Maak de terreinindeling vóór je de plattegrond definitief maakt. Houd ruimte vrij voor wachtrijen, leveringsvensters, partytenten, afvalinzameling en een veilige doorgang tussen de biertafels en foodtrucks.
- Plan toiletten en afvalinzameling niet pas in de laatste week. Controleer uiterlijk 3 weken vooraf aantallen, plaatsing en ledigingsmomenten, zodat afvalbakken en toiletten tijdens het festival niet vollopen.
- Stuur leveranciers en vrijwilligers uiterlijk 7 dagen vooraf een briefing met aankomsttijden, contactgegevens, plattegrond en taken. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet partytenten, handlampen en extra zitplaatsen klaar volgens het weerplan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en foodtrucks. Regel vergunningen, verzekering, stroom, toiletten en afval uiterlijk 6 tot 8 weken voor het festival, omdat wijzigingen daarna lastiger worden.
- Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
- Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het menu. Voor 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 3 tot 4 trucks; vraag elke leverancier ook naar de maximale productie per uur.
- Wanneer moet ik de stroom voor foodtrucks regelen?
- Inventariseer de aansluitingen en het vermogen per truck minimaal 4 weken vooraf. Reserveer de stroompunten daarna direct en test op locatie of kabels, stekkerdozen en kabelmatten de juiste afstand en belasting aankunnen.
- Wanneer verstuur ik de briefing naar foodtrucks en vrijwilligers?
- Stuur de briefing 7 dagen vooraf en bevestig de belangrijkste punten nogmaals 24 uur voor aanvang. Vermeld daarin de aankomst- en leveringsvensters, plattegrond, contactpersoon, afvalafspraken en de indeling van vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!