Organiser un festival de food trucks sans rien oublier

Un festival de food trucks demande plus qu’un emplacement et quelques menus. Il faut coordonner les autorisations, l’électricité, les livraisons, les sanitaires, les déchets et l’accueil du public avant le jour J. Cette checklist de 77 tâches et 55 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les allergènes, les besoins alimentaires, la météo et le briefing des équipes et des fournisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Sélectionner les food trucks
2 personnes
Contacter les food trucks
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
Établir le plan du site
2 personnes
Réserver des prises électriques
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Rédiger le texte promotionnel
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
Vérifier les menus des food trucks
2 personnes
Demander les informations sur les allergènes
2 personnes
Convenir des créneaux de livraison
Finaliser le plan
2 personnes
Recruter des bénévoles
Répartir les bénévoles
Envoyer le briefing aux fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Imprimer les accréditations et le plan
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Accueillir les food trucks
3 personnes
Tester les raccordements électriques
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les mâts et les lampes
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer les panneaux sur les allergènes
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Répartir les stocks entre les stands
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Signaler les food trucks prêts
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Réapprovisionner les foodtrucks
3 personnes
Servir les repas
4 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les tables et les points de déchets
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réanimer les stocks
2 personnes
Allumer l’éclairage
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les food trucks
3 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Contrôler et trier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
Remettre le lieu propre
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Stock restant à ranger en sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Bureau d’information
Tabourets de barqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Paniers à couvertsqté 6

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Plateaux en aluminiumqté 30
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 16
Panneaux de menuqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux allergènesqté 8
Marqueurs craieqté 12
Pancartes de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Couvercles de poubelleqté 12
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Giletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de confirmer les food trucks. Ces éléments peuvent prendre plusieurs semaines et conditionnent tout le reste.
Demandez à chaque food truck sa puissance électrique, ses horaires d’arrivée et ses besoins en froid au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Prévoyez les rallonges, multiprises et passe-câbles uniquement après avoir regroupé ces informations.
Finalisez un plan du site avec les emplacements des camions, les prises, les tentes, les tables, les toilettes et le point d’information. Partagez-le aux fournisseurs et aux bénévoles quelques jours avant l’ouverture.
Ne laissez pas les allergènes et les besoins alimentaires pour le dernier moment : récupérez les informations avec les menus, puis rendez-les accessibles au point d’information. Prévoyez aussi la vaisselle réutilisable et les zones de collecte des déchets.
Consultez les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille. Les tentes, glacières, réfrigérateurs, lampes de poche et extincteurs doivent être contrôlés avant l’arrivée des premiers fournisseurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de food trucks ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les food trucks, l’électricité et les sanitaires doivent être confirmés avant de lancer la communication.
Combien de food trucks faut-il pour un festival ?: Le nombre dépend du public attendu et de la durée, mais prévoyez plusieurs offres complémentaires plutôt que des menus similaires. Demandez les capacités de service de chaque camion et répartissez les créneaux pour éviter une file unique trop longue.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des food trucks ?: Demandez à chaque fournisseur sa puissance et ses prises nécessaires au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Faites valider le plan par l’organisateur électrique et sécurisez les câbles avec des passe-câbles avant l’ouverture.
Quand vérifier la météo pour un festival de food trucks ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille et le matin même. Adaptez alors les tentes, les espaces d’attente, les équipements de froid et le briefing des bénévoles.

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